增强管理意识提高办公室工作效率
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篇1：增强管理意识提高办公室工作效率
增强管理意识提高办公室工作效率
高校办公室是高校各级行政机关综合管理、提供服务的核心机构,其管理科学与否,直接影响着高校的发展,是高校工作效率能否全面提高的关键园素.因此,必须努力改进高校办公室管理工作,使之更好地适应当前社会发展、科技进步以及高等教育体制自身改革对高校学院(系)办公室管理工作带来的机遇和挑战.
作 者：杨瑜侠 赵亚敏 Yang Yuxia Zhao Yamin 作者单位：西安科技大学计算机科学与技术学院,陕西西安,710054 刊 名：人力资源管理(学术版) 英文刊名：HUMAN RESOURCE MANAGEMENT 年，卷(期)： “”(1) 分类号：C974 关键词：办公室工作 素质 教育体制篇2：增强意识,提高德育工作效率
增强意识,提高德育工作效率
社会进步,教育改革,要求教师要增强各方面的'意识,如尊重与信任意识、理解与宽容意识、责任与服务意识等,才能更好地搭建师生融洽、和谐关系的平台,树立自己在学生中的威信,更好地提高德育工作效率,推动素质教育的发展.
作 者：陈国永 作者单位：五华县安流中学,广东,五华,514437 刊 名：文教资料 英文刊名：DATA OF CULTURE AND EDUCATION 年，卷(期)：2009 “”(12) 分类号：G41 关键词：意识 德育 工作效率篇3：分析提高办公室工作效率的途径管理论文
分析提高办公室工作效率的途径管理论文
随着我国高等教育的改革发展,独立学院已成为我国高等教育的一支重要生力军,承担着本科人才培养的重任。学院办公室是整个独立学院运作的中枢,作为一个综合性的管理部门,它起着上传下达、沟通左右、保证学院各项工作正常运作的作用。随着独立学院的快速发展,办学规模的扩大,学院办公室的任务也越来越繁重和复杂,为了更好地发挥其参谋、督察、协调和服务的职能,恰当地处理好学院各个部门之间的关系,解决好学院的各项事务,学院办公室必须改进工作方式,努力提高工作质量与工作效率,以此来满足独立学院跨越式发展的要求。
一、独立学院办公室的职能
要改进工作思路,提高工作效率,必须对学院办公室的工作职能有一个准确的定位,只有权责明确,才能各司其职,提高效率。虽然不同学院的管理体制不尽相同,导致学院办公室的职能会有细微的差别,但总的来说,有以下方面:
(一)上传下达、检查监督与综合协调
学院办公室既是领导对内开展工作的指挥中心,又是对外接受学校职能部门工作任务的“桥梁和纽带”,发挥着承上启下、协调左右、联络内外的中心枢纽作用。对于学院领导交办的事项,办公室要认真落实,并就任务的实施情况进行检查监督,并及时向领导汇报完成情况,保证各项管理目标的实现;针对学院老师或相关部门提出的意见和建议,办公室要及时汇总,向学院领导反馈,并将领导的批示传达给相关部门。由于办公室的工作量大、事务繁杂、服务对象多种多样,在繁杂的行政事务中,势必出现不同意见和各种矛盾,这时办公室工作人员必须在协调、沟通上下功夫,协助领导协调各个部门间的关系,保证学院各项工作顺利开展,保障学院拥有一个宽松的育人环境。
(二)辅助决策,服务领导
学院办公室在执行学院领导下达的任务过程中,接触面广,信息量大,能够准确把握学院发展过程中存在的问题,学生工作的重点和难点。此时,学院办公室除了协助院领导处理学院日常党务、政务工作之外,还应当当好领导的参谋,为领导献言献计、出谋划策,为领导制定合理有效的`政策提供信息和建议,促进学院的发展。
(三)做好后勤,服务师生
办公室工作千头万绪,一言以蔽之就是服务。除了协调工作、服务领导之外,办公室还要承担会议安排、人事聘任、物资采购、重要文件收发、接待各种来访、组织学院相关活动等事务,如此繁杂的事务就要求办公室工作人员能够各司其职、忙而不乱,把服务工作做到尽善尽美。
(四)营造文化环境职能
教师是学校文化建设的主体,由于教师平时忙于备课、教学、实验或科研,除了常规性的学院大会,他们很少有时间会聚在一起。因此,学院办公室必须在文化建设中起到主导作用,主动承担起学院文化建设的职能,努力为学院营造一个和谐、健康的工作和学习环境。
(五)对外窗口职能
学院办公室还负责学院对内、对外宣传工作;负责回答学生或家长的疑问;负责编发简报,学院网站的建设与监管;负责办公室网站的维护及更新。组织、协助院领导接待重要来访,处理信访等。
二、独立学院办公室管理中存在的问题
(一)工作人员的责任心不强,积极性不高
由于办公室的工作比较零碎,很多人认为这是仅仅是跑腿打杂的事务活,没有技术含量,谁都可以胜任。正是由于工作人员对学院办公室工作识上的偏差,致使有些工作人员不能安心工作,责任心不强,成天想着调整到一个更好的职位;另一方面,由于长期“重使用、轻培养”的政策,学院忽视了对工作人员的培训,导致他们自身能力得不到提高,加之工作繁忙,从事科研时间较少,研究成果有限,职称晋升也有难度,影响收入,这些现象都会加速办公室人员的更新,严重影响工作的衔接。在工作态度方面,有些工作人员对自身工作抱着“不求有功,但求无过”的心态,认为“多做多错、少做少错,不做无错”,工作上只是被动地完成领导交给的事务,积极性不高。
(二)管理人员不足,工作压力大
独立学院具有赢利的性质决定了管理者会从成本上考虑,人为地减少工作人员的数量,节约学院的运营成本,这就增加了在职工作人员的工作强度。另一方面,全国现有独立学院326所,在校生达186.6万人,承担全国三分之一本科人才培养的重任。随着办学规模的扩大,学院办公室所承担的日常管理工作大幅度增加,加上学院办公室作为学院有关部门任务下达的终端、各项信息收集的初端,工作量大、任务之繁重可见一斑。
(三)管理人员素质亟待提高
目前,独立学院办公室存在管理人员素质不高,来源途径多种多样,学历参差不齐的现象。一方面,高校在引进高层次人才的过程中,承诺对于配偶进行合理的安置,部分人员被安排到行政管理机构,如图书馆、办公室等,而这些人员由于学历不高,专业不对口,影响到办公室工作人员的整体素质;另一方面,学院没能定期对办公室管理人员进行相应的技能培训。诸多原因导致办公室管理人员的素质不高,无法满足学院快速发展对工作人员能力的要求。
(四)分工不明确,权责不清晰且缺乏协调
独立学院是我国高等教育发展史上的一种全新的尝试,它的管理体制与传统的院校有些差别,因此,不能照搬原先的管理制度;另外,由于国家教育发展的需要,独立学院的规模快速膨胀,院系逐渐增多,内外联系变得更加频繁且多变,这导致独立学院的各项管理权限、职责划分不够及时,将严重制约办公室工作管理的有效性。在办公室工作中,由于分工、工作季节性等原因,在某一段时间内,经常会出现一部分人工作很忙,而另一部分人却相对较轻闲的局面。正是由于缺乏协调,经常会形成抱怨,甚至引发内部的不团结、工作间的不配合现象。
三、提高独立学院办公室工作效率的途径
根据本文对办公室职能的定位和目前办公室管理中存在的主要问题的分析,提高独立学院办公室的工作效率,应该从以下方面入手:
(一)变被动为主动,提高服务意识
首先,办公室人员要增强自己的服务意识,要清楚地认识到自己工作的价值是通过服务体现出来的,要变被动的服务为主动服务,主动承担起自己的参谋助手职能,认真调查、收集、筛选、分析对学院发展有价值的信息,供领导研究,为领导献计献策。同时,也要主动地为全体老师和全体学生服务。其次,要提高服务的本领,办公室的工作涉及面广、工作量大,如何在繁杂的工作中做到有条不紊,让师生满意,这就要求管理人员必须十分清楚所负责的业务,掌握相应的服务技巧,优化服务程序,使服务工作既及时周到又不出差错。
(二)建立制度,形成良性运作机制
办公室工作要适应高等教育改革的需要,就必须加强制度化建设,使员工有章可循,有章可依。一是完善日常工作制度,明确权责分配。要做到事事有人管,人人有事干,同时也必须强调协作精神,做到分工不分家,有事大家帮,员工之间能够互相支持和帮助。二是制定完备的工作程序,照章办事。面对如此繁锁的日常工作,如果没有一个合理的工作程序,很容易导致事倍功半、效率低下,所以学院必须对办公室的工作程序有一个明确的规范,对接待事项、印章使用及管理、文件管理、档案管理等都要明确其操作程序和流程,才能做到有条不紊,忙而不乱。三是员工要提高监督与自我监督意识,灵活督察方式。有良好的规章制度还需要通过有效的监督将它执行到位,否则再完备的制度也只是一纸空文,所以办公室负责人要把颁布的学院管理文件落实到位,用制度来约束人。四是鼓励先进,惩罚落后,调动职工工作积极性。能否调动员工的积极性,是提高整个学院办事效率的前提,因此领导要善于激励,赏罚分明,并将它上升到规章制度,在工作中通过某种外部的激励,激发被管理者的工作积极性。
(三)鼓励创新,摸索新的工作思路
创新是社会进步的动力,同样创新也是提高工作效率的有力武器。对于办公室的工作,工作人员最为了解,如何精简步骤,化繁为简,也只有工作人员最熟悉。让员工提建议,鼓励他们进行创新,只要能够更好地促进高校办公室的工作,就要敢于突破陈规戒律,放开手脚去干。所以我们[文秘站－您的专属秘书，中国最强免费！]可以把提合理化建议的制度运用到办公室的管理中,建议一经采纳,就进行适当奖励。
(四)努力提高管理人员的综合素质
员工的素质直接决定工作效率与质量,作为办公室工作的执行者,他们必须具备以下方面的素质:良好的政治修养,良好的沟通能力和协调能力,良好的文件管理能力,较强的文字功底,能够熟练操作计算机,扎实的专业知识等。目前高校办公室管理队伍中高教管理专业出身的较少,部分办公室管理人员缺乏相应的技能,所以对这些人员进行专业技能培训就显得格外重要,通过培训补上高等教育理论、行政管理或计算机专业知识,提高工作人员的整体素质。另外,尽快推广高校管理职员制度,根据管理干部的资历和实际工作能力,合理确定管理人员的级别,对不同级别、不同岗位的工作人员,提出不同的岗位要求和工作内容,进行规范管理。
(五)“软硬兼施”,运用现代化办公设备
办公现代化是高等教育改革与发展的需要,它直接推进了办公室工作的科学化,也提高了办公室的工作效率,可为学校节省大量人力和物力。首先,针对办公室外来人员较多、容易拥挤的现象,应该合理规划与设计办公室,努力为员工营造一个宽松、舒适的工作环境。其次,配备现代化的办公设备,如电脑、复印机、扫描仪等硬件设备,条件允许的情况下还可以引进现代化的办公软件。先进的办公条件可以加快信息的传递速度,降低传递成本。最后,办公室人员要自觉树立现代管理意识,通过自身的学习,努力适应现代化的办公手段,推进无纸化办公,最大限度地提高工作效率。
四、结论
独立学院的发展时间相对较短,各种的机构有待健全,随着办学规模的扩大,机构设置会越来越多,这对学院的综合管理部门来说是一个挑战,如何应对这个挑战,协调好各个部门之间的关系,做好服务工作是摆在管理者面前的一个难题。本文从办公室管理中存在的问题入手,有针对性地提出提高工作效率的途径,希望能为决策者提供一些参考。
参考文献:
1、马健萍,蔡隽。高校教学学院办公室工作职能的思考[J].南昌工程学院学报,(5)。
2、张文元。高校二级学院办公室人本管理问题探析[J].赤峰学院学报,(7)。
3、李智干。关于提高高校办公室工作效率的若干思考[J].集美大学学报,2009(4)。
4、朱耀红。提高独立学院系办公室工作质量和效率[J].高教论坛,2009(6)
篇4：提高办公室档案管理工作效率的思考论文
信息化技术的广泛运用使得社会各行各业的办公方式焕然一新，而办公室管理是单位各类工作开展的基础，这也对档案管理模式提出了更高的要求，要能紧跟时代的发展趋势，体现创新进步，故需要采取一系列措施来进行革新。办公室档案管理的工作特点是能保持档案的完整性，便于检索，实现档案的最大利用价值。而随着时代发展与工作要求的`进一步提高传统档案管理模式中弊病逐渐凸显，工作效率有待进一步提高，这不利于人们最大程度的展现档案管理的功效，故急需研究出科学合理的处理措施。
一、影响办公室档案管理工作效率的因素
办公室档案管理最大的职责便是记录各项业务的历史轨迹和凭证，以保持档案的完整性。通过档案管理带来非常多的益处，方便相关人员查询所办业务的具体情况。但由于受到一系列因素的干扰，使得管理工作在发展过程中仍存在着弊端。
（1）管理工作观念淡薄。长时间以来，我国许多单位对于档案管理工作的重视程度不高，没有严格按照要求来展开档案管理工作，认为档案管理是一项比较随意的事情，致使因档案管理不当而引发了一系列问题的情况时有发生，档案管理相关材料混淆、档案内容缺失这些现象频频出现，这给单位的正常工作造成了非常大的影响，极大地减缓了工作的开展进程，甚至给单位带来难以承受的亏损。同时，部分单位对档案管理人员的选择也较为随意，招聘一些兼职人员来管理档案，最终造成档案管理工作无法顺利推行。
（2）从业人员专业水平有待进一步提高。现如今虽然部分单位加强了对档案管理的重视，雇佣专员来管理档案，但由于缺乏专业技术水平较高的人才，档案管理工作已无法满足社会发展的需求，与此同时，由于信息化技术不断的深入人们的生活，在一定程度上改变了了人们的工作工作方式，促使工作人员对工作效率的提高有了更高追求。为顺应这种发展趋势，工作人员必须精通一些办公软件，并在网络技术和档案管理方面具有丰富的经验。建立网络技术与档案管理工作着紧密的联系，推动办公室档案管理工作速率不断提升，
（3）办公室档案管理的网络信息化建设有待加强。办公室档案管理工作具有很强的综合性，其涉及到的内容及种类繁多，这就给管理人员带来了更大的压力，故引入了网络技术来辅助管理工作人员进行记录和整理档案迫在眉睫。如今许多单位的信息化管理相关的基础设施还不够完善，管理体系没有彻底落实，这使得员工的部分工作还无法运用网络技术来开展。同时，部分单位信息系统建设不够科学，致使部分数据在储存过程中损坏或缺失，故有待进一步强化系统。
二、提高办公室档案管理工作效率的措施
（1）完善管理制度。单位负责人不能忽视档案管理工作的重大意义，要加强档案管理各方面的建设和完善。单位要针对档案管理确立一系列管理制度形成独特体系，并不断的进行完善，从而使管理工作能够合理有秩序的进行。在制定过程中，要充分考虑单位的具体实际状况，全面理清单位组织结构以及管理的各方面业务，从而使制度切实合理。
（2）提高从业人员的技术水平。档案管理人员的专业能力对档案管理工作有着很强的影响，如果工作人员的专业水平较低，则将会阻碍管理工作顺利进行，因此相关单位有必要努力提高工作人员的综合素质。单位负责人在为办公室招收管理人士时，最好选择那些专业水平较高的人士来单位工作。同时，相关单位也要投入大量资源来开展员工专业素质培训课程，不断强化工作人员的综合能力，从而推进档案管理工作快速有效的完成。
（3）综合运用网络技术。在进行档案管理工作时，要充分运用网络技术来协助管理，最大程度的发挥出网络技术的优势，从而极大的减少管理人员的工作时间，也可以运用电子信息技术对单位内部资料进行分类管理，对各类档案资料进行补漏，从而提高管理效率。故网络技术对于档案管理的作用是不容小觑的，可以优化档案资料纸质管理模式，减少一定的管理工作量，通过运用网络来查看档案资料，不必像以前那样到办公室去阅览纸质档案材料，这种方式非常节省时间。
三、结束语
办公室档案管理工作与单位内部的其它工作之间有着非常紧密的关联，能够协助其它工作顺利进行，故要想推动单位事业蓬勃发展，则不容忽视档案管理工作的重要作用。单位负责人要持续优化完善档案管理体系，及时清除档案管理中存在的问题，尽可能的采取一系列措施来增强工作人员的能力，从而促使他们的工作效率迅速提升。
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