推动电子文件归档工作的思考论文
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篇1：推动电子文件归档工作的思考论文
推动电子文件归档工作的思考论文
与纸质文件相比 电子 文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对 计算 机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪;笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其 规律 ，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。
一、电子文件归档方式和途径的选择?
纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会 影响 文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用 网络 移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：?
(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与 发展 ，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。?
(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的 内容 而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究 生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的'数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。?
无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。?
二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立 电子 文件归档制度。?
纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数 计算 机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的 方法 ，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作 发展 的需要，要通过组织业务 学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。?
电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结 、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。?
清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作，制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为全校档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于全校档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门 研究 电子文悠扬归档工作，成立了两办电子文悠扬归档工作小组，由校办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。?
篇2：推动电子文件归档工作的思考-档案管理论文
关于推动电子文件归档工作的思考-档案管理论文
与纸质文件相比 电子 文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对 计算 机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪；笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其 规律 ，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。一、电子文件归档方式和途径的选择?纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会 影响 文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用 网络 移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：
(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与 发展 ，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的.归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的 内容 而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。
清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究 生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。?无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。? 二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立 电子 文件归档制度。?纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人
篇3：浅谈电子文件归档工作
浅谈电子文件归档工作
与纸质文件相比,电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者遵循传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的'依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉操作技术的立卷人来说,不像从事纸质文件归档工作那样驾轻就熟,容易产生畏难情绪;笔者认为,推动电子文件归档工作的着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序.
作 者：白云丽 魏东奎 作者单位：泰来县档案馆,黑龙江,泰来,162400 刊 名：黑龙江史志 英文刊名：HEILONGJIANG SHIZHI 年，卷(期)： “”(7) 分类号：G27 关键词：篇4：如何加强电子文件的归档工作
如何加强电子文件的归档工作
了解电子文件归档的基本知识,做好电子文件的归档工作.
作 者：宋阳 作者单位：益都卫生学校,山东青州,262500 刊 名：中国科教创新导刊 英文刊名：CHINA EDUCATION INNOVATION HERALD 年，卷(期)：2009 “”(12) 分类号：G276 关键词：电子文件 归档 方法篇5：浅议CAD电子文件归档管理论文
浅议CAD电子文件归档管理论文
在工程设计行业，设计生产的主要成果就是设计文件，CAD出图率在有的单位或项目中已高达100％，但验收归档管理还是沿用传统的方法，只对纸质进行验收，电子文件散落在设计人员手中或简单收集在一起，随着时间的推移，电子文件逐渐丢失，各种信息被逐渐忘却，再重复利用查找相当困难。而设计行业设计文件的重复利用率又比较高，所以CAD电子文件的归档工作就显得更迫切。
一、CAD电子文件归档现状
1.电子文件归档缺乏规范化、制度化
由于电子文件涉及的技术环境较复杂，采用标准化的方法管理会更细致、周全、易于操作。目前电子文件收集通常缺乏制度保障，或即使有明确的制度，执行常常不到位。
2.电子文件归档管理人员职责不明确
在实践中我们发现，有些单位电子文件归档管理由计算机人员操作，有的由档案管理人员管理。实践证明电子文件的归档以及电子档案的管理仍以档案管理人员为主较好。因为档案管理人员经过多年实践与培训，具备了相当强的业务能力，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，而且由于电子计算机的普及，他们也基本掌握了简单的数据库知识和计算机的操作原理及特点，更清楚电子档案与纸质档案的异同。而大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生。
3.归档的电子文件质量较差，内容真实性无法保障，且缺乏可读性
有些单位仅处于坐等电子文件归档阶段，且归档的电子文件仅从形式上进行鉴别，对其内容的真实性、可读性未把关，草率整理刻盘归档，致使归档的电子文件不齐全，内容不真实，形成电子文件的背景信息及元数据未同时归档，无法提供可利用的资料。
二、CAD电子文件归档前瞻
CAD电子文件是计算机辅助设计形成的产物，随着计算机应用的日益普及，大量电子文件不断涌现，无纸化办公是必然趋势，及时、有效收集电子文件，科学管理电子档案是广大科技档案工作者的职责。
1.CAD电子文件的特点
信息的非人工识读性。电子文件第一次使用了人工不可识读的记录符号——数字式代码，对于这种经过复杂编码的.“比特”人工无法破译它的含义，只有通过计算机特定的程序解码，使之还原为输入前的状态，人才能识读它。
信息对系统的依赖性。电子文件只有依赖于计算机系统，包括计算机硬件、操作系统和软件，才具有生命力，才能发挥作用。
信息的可变性。电子文件的增删十分容易，不留痕迹，计算机系统中的静态文档被大量动态文档所取代，动态文档中的数据不断地被更新或补充，以反映最新信息。
信息存储的高密度性。电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，随着技术的进步，电子介质的存储密度还将继续加大。
信息的可操作性。电子文件可以随时适应人们的需要，修改、调阅可以跨越时空界限。
2.CAD电子文件非实体归档的可行性、必要性
电子文件不论实际存在什么位置，都可以做到在不改变其物理存储位置的情况下进行逻辑归档。也就是说，人们认为是“集中”归档保存的电子文件，实际上可能分布在计算机网络的各个角落，甚至相距十万八千里。
档案管理长期存在着文件的数量与存储能力的矛盾。随着技术的进步，电子介质的存储密度将继续加大，把一个档案室库藏档案全部装进一只皮箱不再是神话。
在电子文件制作时，我们可以得心应手地使用所需要的存储于不同地方的数据，修改变得很容易熒杓菩幸瞪杓仆贾健⑽募重复利用率较高。如在设计过程中形成的数字三维模型可以使设计人员看到其中的任何一个剖面及其有关的参数，并对设计中的任何部分加以修改；可以使不同的设计人员同时在同一张“图纸”上工作并且互相知道修改的内容；工程项目有些技术条件相同的工程经常直接套用已有工程的图纸，大大提高工程设计效率。
三、完善CAD电子文件归档管理措施
1.完善制度，措施到位，合理配置资源
各单位应根据本单位情况，依据电子文件全程管理、前端控制原则及完整性、真实性、可读性保障原则，参照国家标准GB／T 17678.1—《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，制定本单位电子文件归档管理制度。
明确归档电子文件是项目负责人的职责并纳入质量管理体系文件中。由于电子文件内容复杂、专业性强，入库前后都要进行修改，档案部门不一定能够保证电子文件完整、准确、系统，明确规定及时、有效归档电子文件是项目负责人的职责之一，必要时辅以一定的行政、经济手段，保证电子档案的质量。
统一电子文件归档格式。因为没有标准的制约，任何工作都会带有随意性。在工程项目设计过程中，电子文件管理系统应建立一系列标准，如CAD系统软、硬件平台，制图的编辑软件、字库、图幅、格式，电子文件的数据类型、文件种类，电子文件的编号、著录，电子文件的归档范围和要求，工程项目电子文件光盘的信息组织、刻录、标识等，保证归档的电子文件齐全、完整、真实、有效，便于长久利用。
合理配置资源包括设备和人力资源。电子文件的形成、处理，都是在电子计算机软、硬件平台支持下完成的，因此充分配置电子文件管理所需设备是从事电子文件归档管理的前提。此外，电子文件的整理、保管、鉴定、统计和提供利用都要由电子文件管理人员负责实施完成，尽快培训一批档案人员来负责电子文件的管理。
2.尊重并贯彻前端控制思想
中华人民共和国国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》第一部分：电子文件归档与档案管理4.5明确要求：“对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案的质量”。实践证明电子文件归档与传统纸质文件归档不同。传统的做法可以不管文件形成过程中的具体细节，只要根据文件的保存价值，在工程项目结束后对其进行收集、整理、归档、保存，但电子文件沿用这种方法行不通，如CAD设计图纸，由于文件系统格式不同，造成档案光盘系统无法利用CAD形成的光盘。
勘测设计阶段是确定电子文件归档范围的最佳时机。从工程项目立项、设计文件形成之时起，档案管理者即介入，进行监督、指导，提出文件运行的环境背景、元数据，划定该归档的文件范围，敦促其进行适时归档，防止电子文件的丢失，保证电子文件的完整、准确。
3.纸质文件与电子文件同步归档
据《清华大学自动输入及管理系统TH－DAIMS使用指南》统计，在进行系列产品设计时，新型号图纸80％可以采用同一系列原图图纸，无须任何修改，而20％需要修改的图纸中，也只要做局部修改。但由于工程设计电子文件始终处于动态过程，其内容在不断变化，设计人员受计算机内存容量影响，常会删除一些过时信息，为确保归档电子文件的完整、准确，必须实行归档纸质文件的同时归档完整的电子文件。
4.重视技术鉴定
工程项目电子文件的归档与验证应同步进行。电子文件的技术性鉴定包括对信息的真实、可靠、完整、可读性的认定和对文件载体的性能的检测。
可读性鉴定目的在于确认电子文件中的内容可以正常读出，没有丢失和差错。进行可读性鉴定时不仅要确认文件在当时的可读状态，同时需要分析其是否具备日后多次无差错读出的性能。检查归档电子文件的辅助技术材料是否齐全也是可读性鉴定中不可忽视的内容，如关于电子文件使用的操作系统和支持软件的记录材料，是保证电子文件由代码还原为可读信息的“引导”，不可遗漏。
对于电子文件的可靠性鉴定，主要从内容的真实、完整性上去把关。电子文件的易修改性使得计算机系统中同一文件经常存在不同版本，归档的电子文件必须是最终版本，必要时可保存某些草稿和定稿。电子文件的版本不像纸质文件的稿本那样易于识别，管理人员可借助计算机中记录下来的时间进行比较和鉴定。从文件的相关性入手检查归档电子文件的完整性。随着软件功能和计算机网络的发展，一套电子文件中的文字、图表、数据分布在几个甚至几十个地方的情况会越来越多，即使在同一主机内，一份电子文件也可能以若干份文件相连接的方式存在。如果分布在各处的“文件成分”汇集不齐，一份文件便无法再现其全貌。
对归档的电子文件进行无病毒鉴定。档案部门接收的电子文件来自四面八方，受病毒侵害的机会多，因此对于以介质状态归档的电子文件，应先杀毒，再接收，避免危及整个档案管理系统。
参考文献：
1、CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求。 GB／T 17678.1－1999.
2、电子文件光盘存储归档一致性测试。 GB／T 17679－1999 CAD.
3、冯惠玲。拥有新记忆——电子文件管理研究。档案学.
4、茆荣珍。水利勘测设计电子文件归档与电子档案管理面临的问题及对策。治淮，.11.
篇6：医院办公室电子文件归档管理论文
医院办公室电子文件归档管理论文
【关键词】 电子文件;档案
近年来，随着电子信息技术的飞速发展和办公自动化的逐步完善，电子计算机已被越来越广泛地应用于办公室的日常工作。以往手续繁杂的办公行文、来往函件等都可以通过网络直接在计算机上办结。文件从产生到处理结案几乎不使用纸和笔，由此而产生了大量的电子文件。这些电子文件以其快捷、方便等的优越性大大地提高了工作质量与效率，给我们的工作带来了极大的便利。然而，如果一旦操作不当或染上病毒，后果不堪设想。因此，探讨研究电子文件归档的方法，确保电子文件的安全，是当前医院信息化建设的一项重要内容，也是档案管理工作中一个急需解决的课题。
1 电子文件在归档方面的现状与分析
1.1 从目前来看，电子文件在归档管理等方面还存在的问题
1.1.1 原稿被忽视，随意遭删改
在电子计算机上起草、制作文件，这是办公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在纸上后，作为草稿性的电子文件经常被忽视。这些电子文件绝大多数未被保留，它不是被清除就是被新文件覆盖。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。
1.1.2 归档程序不明确，存贮载体不安全
电子文件的归档就是依据归档的范围，通过计算机对处理完毕的有价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但是，目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确，存贮载体也存在安全问题。如有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。有些单位以软磁盘作为电子文件存贮的介质，由于软磁盘极易遭到损坏，其保存的期限及可靠程度也存在较大问题，因此极不安全。
1.1.3 归档不鉴定，真伪不辨别电子文件的鉴定，是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作
对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说，就是解决文件的去留问题。然而，现在有些单位对归档电子文件的真假与价值，既不做辨别，又不做鉴定，只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，就算归档了。这样归档，一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的，另一方面是使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中，给归档的管理带来了诸多不便。
1.1.4 人员素质低，专业人才缺
电子文件的归档工作，不但要求工作人员必须具备档案的专业知识，而且要有较好的计算机操作技能。从目前情况看，从事档案工作人员中有相当一部分素质偏低，许多档案部门缺乏专业技术人才，尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。有些单位档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备，但因专业人才缺乏而未能让其充分发挥作用。
1.2 造成上述问题的原因主要有两个方面
1.2.1 思想认识问题
传统的档案工作是以纸质文件材料为主要工作对象，自从计算机应用于档案管理后，电子文件以其自身独特的优势正在逐步地取代以往的纸质文件。电子文件是一种新生事物，作为一名档案工作人员理应去认识它、接受它。然而，有一些从事档案工作的人员对档案信息化建设的意义认识不足，这些人观念陈旧、意识淡薄，认为档案还是纸质的妥当，对电子文件的优点视而不见，不接受新生事物，不参加学习培训，不懂得计算机操作，总是按老的一套来对待工作，这就给电子文件的归档工作带来了影响，这是原因之一。
1.2.2 管理工作滞后问题
目前，计算机软件的开发很快，五花八门，日新月异。
然而，国家对电子文件的归档管理还没有具体法律法规，许多单位对电子文件归档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的对电子文件归档进行规范化管理的规章制度。有的单位虽然有规章制度，但其工作程序、操作方法却没有考虑到计算机的特点，因此，操作起来不顺畅、不方便。管理工作严重滞后于计算机应用软件的发展，这是影响电子文件归档的原因之二。
2 对电子文件归档的几点建议
电子文件归档的目的就是要使人类活动的真实历史记录在电子信息时代更好的、更完整的、长期的`保存下去。为此，笔者建议要做好如下几个方面的工作。
2.1 更新观念，适应形势
做好电子文件的归档管理工作，既是信息化建设的必然要求，也是档案信息化建设的重要组成部分。目前，发达国家已有60%以上的政府行政工作是通过因特网和其他电子通讯方式实现的。因此，作为当今信息时代的一名档案工作者，要把档案信息化建设提高到为经济建设服务和促进档案事业发展的高度来认识。要紧跟形势、更新观念、接受新事物，积极参加专业技术培训，熟练掌握各种操作技能，以适应新时期档案管理工作的需要。
2.2 认真收集，保护原稿
不论纸质档案或是电子档案，收集工作总是第一关，是做好归档管理工作的基础。收集工作是否到位，对后续各环节有着很大的影响。如果该收集归档的文件没有收集，不仅影响到档案的完整性，更不用说开发与利用。对文件在处理过程中曾修改的，在附件上要有该文稿历次修改的标记，各种修改信息应予以保留，不可任意进行删除，要保护好原稿。
2.3 做好鉴定，确定价值
电子文件在归档之前，鉴定小组要对电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定。第一要辨别电子文件的真伪;第二要确定电子文件的价值;第三要确定电子文件的完整性。只有真实的、有价值的电子文件才有保存的必要。
2.4 按照程序，做好归档
电子文件的归档，必须按照程序进行。首先，对应归档的电子文件进行收集、分类和整理;其次，对电子文件进行鉴定，确定其去留问题;再次，将电子文件脱机存储在可靠的载体上并送交档案室归档。设有虚拟电子档案室的，可用邮件的形式传递到档案室。在格式上，一般采用通用格式。如文档文件采用doc格式，数据文件采用dbf文件等。在时间上，由各单位自定，按期限进行归档。在保存数量上，一般保存两套以上同版本的电子文件，其中一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门异地保管。对网络环境下生成的大量的业务电子文件也要做好备份，但不要将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。
2.5 加强防患，确保安全
存储载体的安全与否，关系到电子文件归档工作的成败。因此，对归档的电子文件，要采取可靠的措施，确保电子文件存储的安全。及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和杀毒软件实现全天候自动升级，做好档案上传、下载安全等和访问权限等的防患工作。控制环境的温度和湿度，及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中的安全与稳定。
2.6 加强培养，提高素质
电子文件是一种新型的信息载体，其归档技术、编排技术、信息安全保护技术、毒防治技术等都是医院信息化建设的重要内容。因此，培养和造就一大批具备档案管理专业知识和计算机操作技能的人才是当务之急。解决人才问题，一方面可以直接吸纳档案管理、电子计算机或数字通信等专业技术专业人员，另一方面是加强在职人员的业务培训，选送进修学习，使他们迅速掌握档案管理知识和计算机操作技能，以解决目前人才缺乏的难题。
综上所述，电子文件作为一种新型的信息载体，它以其自身独特的记录形式和与纸质文件无可比拟的优越性使工作质量和效率大大提高。它的产生给传统的档案工作理念、技术和方法带来严峻的挑战，是档案管理工作的一场新的变革。尽管电子文件也存在某些不足与缺点，然而，其利远远大于弊。因此，只要我们辩证地分析问题，有针对性地采取有效措施，不断地改进和完善各项管理工作，电子文件的归档工作就一定能够做好。
篇7：电子文件归档的鉴定工作有哪些要求
电子文件归档的鉴定工作有哪些要求
（1）电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的`鉴定及其确定密级、归档范围和划定保管期限。
（2）归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
（3）电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。
（4）电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。
篇8：毕业生就业电子文件归档的难点与对策管理学论文
毕业生就业电子文件归档的难点与对策管理学论文
毕业生就业电子文件管理领域，主要包括：毕业生就业管理系统业务管理电子文件和毕业生就业管理电子文件归档两大类。其中，毕业生就业管理系统业务管理电子文件简称为毕业生就业电子文件。毕业生就业管理电子文件主要包括准备阶段电子文件、监理电子文件、实施电子文件、数字化电子文件和验收电子文件。
一、开展毕业生就业电子文件归档工作的必要性
1、开展毕业生就业管理电子文件归档工作，是现代馆藏档案规范管理的要求。目前，应逐步转向纸质、电子档案接收并重的阶段。今后，各级各类档案馆应着重加强对电子文件的收集，将电子文件的收集工作列入长远规划。
2、开展电子文件归档工作，是档案馆数字化管理毕业生就业档案信息的需要。如果现在还未开始研究电子文件的接收问题，就会出现各级各类档案馆将大量的精力、财力投入到档案的数字化工作中的情况。
二、毕业生就业管理电子文件归
档工作中面临的技术问题1、毕业生就业管理电子文件原始性的认定问题。原始性是档案价值存在的基础，也是其发挥凭证作用的依据。电子文件的原始性认定相对来说较为复杂，必须借助于机器设备和一定的技术手段来鉴别和认定。由于无法判断电子文件的真伪，在利用过程中就不能将其作为依据和凭证使用，而只能起参考作用。因此，只有解决了电子文件原始性的认定，它才能真正发挥作用。
毕业生就业管理电子文件的数据交换格式标准问题。接收毕业生就业管理电子文件的核心，是统一毕业生就业管理电子文件的标准格式，保证移交给档案管理部门的电子文件格式统一。毕业生就业管理电子文件，因其内容不同，种类也不同。因此，要通过软件技术实现不同标准间的自动生成功能，充分利用现有国际、国内公认的`成熟的协议、标准等技术。以国际标准或国内标准为基准，通过科学化、规范化的软件化繁为简，将不同处理手段形成的数据、版式，通过软件自动转化成国际、国内标准。
三、开展毕业生就业管理电子文件归档工作的对策
1、各级各类档案馆应当根据毕业生就业管理电子文件的人工非直读性、信息与载体的可分离性、易复制性、信息的不稳定性特点，采取相应措施，积极履行职责，研究和解决当前毕业生就业管理电子文件归档工作中遇到的问题，切实加强毕业生就业管理电子文件归档工作。
2、采取各种技术措施，确保毕业生就业管理电子文件的原始性。根据现代信息技术的特点和社会各方面对电子文件的需要，建立这样一个“原始性”的概念是适当的和必要的。因为，它是电子文件转化为电子档案，是电子档案具有凭证作用和法律效力的基础。因此，作为电子文件的制作者、管理者，以及电子文件档案工作者都应积极采用有关技术措施，确保电子文件的原始性。一是在电子文件传送系统中，亦采用“双密钥码”对电子文件进行加密，第三者很难从截获的密文中破解原文内容，能够保证电子文件在传输过程中的原始性、真实性。二是积极应用光笔签名和数字签名，表明电子文件签署者的权力和责任，为电子文件发挥凭证作用奠定基础。三是通过消息认证技术、身份验证技术、防火墙技术及各种防护措施，保持电子文件的原始性和真实性。
四、积极开展毕业生就业管理工
程电子文件归档试点工作
1、建立毕业生就业管理便捷高效的远程电子文件归档系统。从各级各类档案馆的数字化观点来看，其业务工作就是对毕业生就业电子文件档案信息的处理与加工，并最终形成的产品——标准格式的数据信息。而毕业生就业管理远程电子文件归档系统，可以实现毕业生就业电子文件档案的全过程处理与加工，实现毕业生就业信息工作记录、电子文件与档案的集成化、动态化管理。有了这样一套系统，各级各类档案馆就可以通过对电子文件的前端控制，对各项管理对象、资源要素实现全方位、全范围和全阶段的优化，实现电子文件档案来源、管理过程、对外服务等方面的数字化，充分提升各级各类档案馆的服务功能。
2、加强各类标准规范的毕业生就业电子文件归档管理。开展毕业生就业管理电子文件归档工作，必须建立起各类标准规范。包括：管理性标准、业务性标准和技术性标准。实施毕业生就业管理电子文件的 归档工作，对档案馆的管理电子文件具有重大的影响，会产生社会效益和经济效益。因此，作为毕业生就业管理电子文件的保管主体，各级各类档案管理部门必须抓住发展的机遇，早日实现毕业生就业管理电子文件归档的数字化。
篇9：电子文件对档案工作的影响及对策的档案管理论文精选
电子文件对档案工作的影响及对策
一、电子文件定义及其特点综述
所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：
1. 电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用;
2. 电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;
3 .电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响;
4.电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
二、电子文件对档案业务管理工作的影响
1.传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
2.由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
3.由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
三、电子文件对档案学理论的影响
1.对档案本质属性的影响
原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定?电子文件能否作为档案?是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。
2.对档案来源原则的影响
来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此，要确定档案的来源，不可仅局限于寻找一个恰切的定义，或仅要求完整地保护全宗与文件系列，按照原始顺序进行整理等，而必须正确说明档案的原始联系，了解在整个生命周期中文件组合的变化，应随着客观实际的变化，丰富和发展来源原则。
3.对档案学理论研究内容的影响
档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。
四、档案界所应采取的对策
1.做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
2.解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。
3使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。
4档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
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