纸质文件管理
“Vincenteee”通过精心收集，向本站投稿了7篇纸质文件管理，下面是小编为大家整理后的纸质文件管理，供大家参考借鉴，希望可以帮助您。
篇1：纸质文件管理
第一章 总则
第一条 为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，规范我司归档文件的管理方法,维护公司合法权益，把档案管理从“分散、规矩、质杂、量大、孤本”的现状变得“集中、系统、优质、专指、广泛”。
根据《中华人民共和国档案法》和广东省档案局关于《广东省档案条例 》的规定,结合我司实际情况，特制定如下纸质文件归档管理办法。
第二条 档案管理工作主要分为收集、整理、保管、借阅使用、鉴定销毁五项步骤。
在档案管理工作中要做到交接有手续、借阅有审批、归还有记录、鉴定销毁有依据才能保证到文件的安全。
第二章 纸质文件归档的具体实施
第三条 纸质归档文件的收集范围
1.红头文件，如批复、决定、通知等
2.白头文件，如经验介绍、会议材料等;
3.公布性文件，如公告、通告、布告等;
4.记载性文件，如大事记、组织机构沿革、年鉴、厂志、工作日记等;
5.内部使用文件，如会议记录、规章制度、工作总结、工作计划等;
6.报道性文件，如新闻媒体报道本企业的信息报道(如热点新闻、人物素描、大事追记、重点事情跟踪报道等)。
7.证明性文件，如介绍信存根、党组织关系转移证明等;
8.信访处理材料，如人民代表、政协委员议案、提案处理材料等;
9.契约性文件，如协议、合同、意向书等;
10.登记性文件，如干部(职工)登记表、干部(职工)花名册等。
第四条 纸质归档文件的整理注意事项
1.下列文件或文本在实体装订时,可作为一件:①正本与定稿作为一件;②法律法规等重要文件的历次修改稿(包括定稿)可合为一件;③
正文与补充说明正文的文字,图表,数据等附件,原则上为一件(附件页数多,也可各为一件);④具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件;
⑤原件与复印件或手抄件,应作为一件;⑥转发文件与被转发文件,应作为一件;⑦报表,名册,图表类文字材料按其原装订方式,一册(本)作为一件;⑧请示与批复,报告与批示,问函与复函等来往文书,原则上作为一件。
如果报请性文件归档整理后才收到回复性文件,也可各为一件,并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。
2.以“件“为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为:①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,复制件在后;④转发文在前,被转发文在后;
⑤回复性文件在前,报请性文件在后;⑥结论性材料在前,依据性材料在后;⑦文件处理单放在文件前面;⑧汉文本在前,少数民族文本在后;⑨不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,外文本在后。
3.文件有多个时间特征一份文件往往有多个时间特征,包括成文日期,签发日期,批准日期,会议通过日期,公布日期,发文和收文日期等等。
分年度时,一般来说就以文件签发日期(或落款日期)为准,据以判定文件所属年度。
取消原有的按针对年度归类的做法,对于计划,规划,总结,预决算,统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一规定按文件签发日期(或落款日期)判定文件所属年度。
4.跨年度形成的文件机关单位的某些具体职能活动,如召开会议,处理案件等,跨年度形成的文件,统一在办结年度归档,分类时也都归入办结年度。
如:①跨年度的会议文件材料,统一归在闭幕年;②跨年度的案件形成的文件材料,统一归在结案年;③跨年度的请示与批复,统一归在批复年,原已分开归档的,应在各自归档文件目录备注栏内加以说明;
④回顾纪念性文件,归入定稿或发表年;⑤法规性文件,归入公布的年度;⑥跨年度的计划归开始年;⑦跨年度的`总结归最后一年,等等。
5.几份文件作为一件时,“件”的日期按照规定,正本与定稿,原件与复制件,来文与复文等也可作为一件,这时判定“件”的日期,应以装订时排在前面的文件的日期为准。
具体地说,①正本与定稿为一件,以正本为准;②正文与附件为一件,以正文为准;③转发文与被转发文为一件,以转发文为准;④来文与复文为一件,以复文为准;⑤多份文件(如组织关系,工资关系,行政介绍信,学籍材料等)作为一件的,可标起止时间。
6.无落日期的文件要标注日期此类情况见于内部文件(也叫白头文件),需要分析文件内容,制成材料,格式,字体以及各种标识,通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期,并据此按年度合理归类。
7.专门年度的分类方法因为相当一部分工作是按照专门年度进行的,采用年度分类法时,对这部分工作中形成的文件,就按照专门年度进行分类。
8.临时企业、个人客户,存在时间不长(即两年以内),文件材料又比较少,工作虽然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作结束年度归档,如果每年文件数量较多,亦可分散在各个年度内归档。
第五条 纸质归档文件的保管办法
1.档案室对档案进行系统存放和安全保护的工作，是档案管理中的一项重要内容。
基本任务和要求是维护档案的完整与安全。
2.档案保管的软硬件设施管理
2.1 档案室/柜管理。
要建立完善的档案室/柜管理制度，配备必要的防护设备，合理调节和控制温度、湿度，做好防火、防盗、防尘、防霉等项工作，定期测记湿温度变化、适时投放防虫药物、做好防火防盗工作，保持整洁、有序，保证档案安全无损。
2.2 档案检查。
对于已存档案的状况应定期进行全面检查，必要时可临时进行部分检查。
着重检查档案是否短少以及每件档案的完好状况，检查时要逐卷进行，要作出详细记录并写出正式报告。
一旦发现档案缺少或严重破损等问题，要及时采取措施，妥善处理。
2.3 防止泄密。
对于保密文件，要保护其机密不被盗窃，严防泄密。
对涉密档案安全进行检查，特别是档案信息安全管理、排查失泄密隐患与漏洞，确保档案信息安全。
节假日期间，档案库房、档案柜要加封条。
3.保管期限的划分
3.1 永久,凡是反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的,对本公司建设和历史研究有长远(即50年以上)利用价值的档案,定为永久保管。
它主要包括:(1) 本公司制定的属于政策规定性的文件;处理重要问题形成的文件材料;召开重要会议的文件材料;重要的请示,报告,总结,综合统计报表;机构演变,公司领导人任免等文件材料。
(2) 同本公司产生的重要文件有密切联系的上级和下级机关的重要文件,上级针对本公司所作的决定,批复,报告和调查研究材料。
(3) 本公司批转下级报送的重要的具有特殊意义的文件材料。
3.2 长期,凡是反映本机关的一般工作活动,在较长时间内(即15—50年左右)对本机关工作有查考利用价值的文件,定为长期保管,它主要包括:(1) 本机关一般工作问题文件材料;一般会议的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介绍信,工资关系等)。
(2) 政府部门下发的属于公司主管业务,并需要贯彻实行的一般性文件材料。
(3) 各级部门报送的年度工作总结,报告和统计报表等文件材料。
3.3 短期,凡是在较短时间内(如以内)对本公司有参考利用价值的文件材料列为短期保管。
它主要包括:(1) 本公司一般事务性的文件材料。
(2) 政府部门颁发的非主管公司业务但需要参照执行的文件材料。
(3) 各级部门报送的一般性的文件材料。
3.4 根据本公司的保管期限表,对当年文件材料进行分类时应注意以下几点:① 原则上不要将不同保管期限的文件混在一起。
② 应从一个问题或一组文件材料的重要程度划定保管期限,不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。
③ 一个问题的文件,有保管期限不完全相同的情况,为了保持问题的完整性,可本着就高不就低的原则。
④本部门转发上级的业务文件,没有提出具体意见的打印件作短期。
第六条 纸质归档文件的借阅使用
1.公司各部门借阅档案，必须按照公司制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。
外来公司单位企业来人查阅本单位档案，需持公司单位企业介绍信并经有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。
档案调出和归还档案都应逐卷点交清楚，办理手续。
用完的档案要归还原位。
2.机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《 档案安全保密标准》中的要求办理。
3.查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。
特殊情况需借出的，需经部门负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。
需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。
4.珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。
5.凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。
第七条 纸质归档文件的鉴定销毁
1.档案资料鉴定销毁工作由档案鉴定销毁小组负责。
档案鉴定销毁小组组长为董事长，作为档案销毁鉴定负责人;副组长为行政部经理，作为档案销毁监督人;小组成员为档案管理员，作为档案销毁的执行人。
2.鉴定销毁小组应定期对综合档案进行鉴定，对保管期限已满但仍有保存价值的，应延长保管期限;对不需要继续保管的档案资料按档案管理办法进行处理。
3.销毁档案必须编制档案销毁册，登记所销毁档案资料的时间、数量及主要内容。
4.销毁档案时，应遵循保密原则及有关规定并指派专人负责监督销毁，参加档案销毁的人员都要在销毁清册上签字，严禁将档案作废纸出售。
第八条 以上办法自11月1日起执行，解释权归公司行政部。
二○一一年十月
篇2：纸质文件管理
首先要把纸质文件按照文件的类别分类，每类越细越好
用便签子写清楚这类分类的意义和用途
然后用订书机定好，如果你的分类越细，那么理论上应该是每一类都纸比较少的
如果订书机定不了很多的话，可以考虑用不同颜色的回形针，按事情的轻重缓急来分类标明
最后要记得的事情就是一定要经常清理文件，已经可以尘封锁在抽屉的文件就不要放在常用的文件夹里面了。
拍摄录入
将纸质文档用拍摄的方式录入电脑，节省大量打字录入的时间;通过OCR技术瞬间提取图片中的文字并保存为可编辑的电子文件。
云端同步
用手机、电脑、iPad等各种终端设备拍摄获取图片，识别后同步到纸质文档管理系统的服务器。
核对校正文档内容
文档图片的识别结果和文档图片可同时调出，方便核对和校正。
分类管理文档
文档拍摄后将批量文档图片及识别结果分多维度分类存储。
主要应用于个人及行业客户的各类纸质文档管理，包括各类个人证明、证件、票据等以及企事业单位档案、合同、资质证明等。
篇3：如何管理文件
一 利用右键菜单移动文件或文件夹
下面我们试着把刚才新建的“bkill”文件夹移到“我的文档”中的“图片收藏”中，
1.选择“剪切”
在“dnzs123”文件夹上单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择“剪切”。
弹出的菜单中选择-剪切2.选择“粘贴”
双击“图片收藏”文件夹,打开这个文件夹,并在空白处单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择“粘贴”。
3 完成操作这时,“bkill”文件夹就被移动到“图片收藏”文件夹中了。大家会发现原来在“我的文档”里的“bkill”文件夹已经不在了。
按照这样的方法也能移动文件。以上步骤中的“剪切”、“粘贴”操作分别可以用快捷键“Ctrl+X”、“Ctrl+V”代替。
二 利用任务窗格移动文件或文件夹
利用这种方法能简化操作步骤,也更清晰明了。
1. 移动文件夹
选中“bkill”文件夹,然后单击任务侧边栏中的“移动这个文件夹”。
移动这个文件夹2. 选择移动路径
在弹出“移动项目”窗口中单击“我的文档”前的“+”,然后在下拉菜单中选择“图片收藏”文件夹,然后单击“移动”按钮即可，
选择移动路径三.“拖曳法”移动文件或文件夹
这种方法主要是利用Windows的资源管理器用鼠标操作来完成。
1.打开资源管理器, 打开资源管理器的方法主要有两种。在“我的文档”窗口工具栏上点击“文件夹”。这时左窗格就会出现文件夹列表,可以通过点击文件夹前的“+”来展开它。现在我们就可以利用这个文件夹列表来进行移动、复制文件或文件夹等操作了。
在桌面上用鼠标右键单击“我的文档”,在右键菜单中选择“资源管理器”即可。 2.找到目标文件夹确认左窗格中的文件夹列表中有目标文件夹“图片收藏”。如果没有,可以通过点击“我的文档”前的“+”展开,并通过拖动窗格右侧的滑动条将文件夹的名字调整到左窗格合适的位置。下面就具体讲述如何利用资源管理器来移动文件或文件夹。
在右窗格中单击“cpcfan”文件夹,并按住鼠标左键不放,将文件夹“bkill”的图标虚形拖至“图片收藏”文件夹的名字上方,这时“图片收藏”名字上会出现蓝色色块。松开鼠标左键“bkill”文件夹就被移到“图片收藏”文件夹里了。 拖动到“图片收藏”上后松开鼠标这个方法只能移动在同一个磁盘分区里的文件或文件夹,如果按照这样的方法将文件或文件夹拖至其他分区的文件夹里,就不是移动而是复制了。那么当我们想要移动文件或文件夹到其他磁盘分区时应该怎么操作呢?很简单,在拖动的同时,按下键盘上的Shift键就把文件从一个分区移动到另一个分区上。
篇4：电子文件与纸质档案保护之比较
电子文件与纸质档案保护之比较
文章从载体寿命、环境条件影响、技术寿命和信息保护4个方面分析了电子文件与纸质档案保护的'差异,指出了其在保护方面的特殊性,必须采取不同方法保护.
作 者：杨小萍 作者单位：内蒙古师范大学,青年政治学院;内蒙古自治区团校,内蒙古,呼和浩特,010050 刊 名：内蒙古科技与经济 英文刊名：INNER MONGOLIA SCIENCE TECHNOLOGY AND ECONOMY 年，卷(期)： “”(12) 分类号：G273.3 关键词：电子文件 纸质档案 差异 档案保护篇5：Filemanagement(文件管理)
管理存储上的文件级数据的能力，
Filemanagement(文件管理)
，
包括文件的直接管理和有效空间的监控及控制。是存储资源管理的一部分。
篇6：文件管理规定
文件管理规定如下
一、办理程序
(一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后，送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批，文件应于当日处理，电报、急件随到随处理。
(二)按领导签批的范围进行传阅。
(三)需办理的，按局领导指示及时传阅有关科室办理。
(四)归档，交上级部门。
二、传阅
(一)传阅文件要严格履行登记手续，按照文件阅读范围进行传阅。
(二)机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度，避免中途积压、漏传、横传。
(三)对局领导阅后所作的批示，要及时通知有关科室办理，并做好机要文件管理，防止文件丢失。
三、保密
(一)机要人员要忠于职守，认真负责，严守保密规定，做到不该说的不说。
(二)对于机要文件，要单独存放，严加保管。
(三)借阅机密、秘密级文件，需经办公室主任批准;绝密级文件一般不外借，确需借阅，需经分管领导批准。
(四)各级领导要严格执行领导保密规定，不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。
(五)涉密文件，不得复制或摘抄。
四、归档
(一)传阅和办理完毕的文件，应及时清理收回，分类整理，保持整洁、清洁。
(二)凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件，应及时送交机要室登记归档。
(三)干部出差、调动工作或离退休时必须将自己使用或传阅的机要文件全部退回机要室。
(四)机要人员按上级要求及时将机要文件收回。
[文件管理制度范文篇四:办公室管理制度]
第一章总则
一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。
二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。
三、切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。
四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。
第二章职责范围
一、办公室管理人员直接受行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。
二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。
三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。
四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。
五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。
六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。
七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如:名片印制、收发传真等。
第三章工作规范
一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。
二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。
第四章办公室事务管理
一、文书管理制度
文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司内外部发文文件;而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。
(一)文件管理制度
第一条管理要点
1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2、文件管理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范，表达无歧义。
4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。
第二条制度规范
1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。
4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。
5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。
7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。
8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。
9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。
第三条文件管理流程设计
1、内部文件管理流程:起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档
2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁
3、借阅流程:提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁
(二)文书管理制度
第一条管理要点
1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。
2、文书管理范围包括:一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。
3、除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。
4、根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。
第二条制度规范
1、根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。
2、按照文书管理范围，行政人事部的发文根据需要填写<发文簿>，所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。
3、行政办公室发出的学习文书，需附上学习进度表;阅读者需认真学习并签名备注。
4、按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。
5、根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁;须上级审批同意，方可销毁。
6、办公室负责人为第一责任人，若发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向主管部门报告，若未查明原因，则由办公室负责承担。
7、违反以上规定者按照相关规定予以惩处。
第三条流程设计
起草文书→填写<发文簿>(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁
(三)档案管理制度
第一条管理要点
1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。
2、档案管理范围:公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。
3、根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。
第二条制度规范
1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。
2、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。
3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。
4、各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。
5、档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。
6、档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。
第三条流程设计
根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退
二、办公用品管理制度
第一条管理要点
1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。
2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。
3、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。
4、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。
第二条制度规范
1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。
2、办公用品购置应遵循以下程序:每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门主管批准。
3、根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。
4、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录;因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。
5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。
6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。
7、办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。
8、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。
第三条管理流程设计
编制<需求计划表>审批采购入库登记发放
编制需求计划统计申购情况月末清算汇总出库登记
三、图书管理制度
第一条管理要点
1、为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续，规范图书管理工作。
2、图书管理人员严格按照制度中规定准时到岗，服务到位，保证借还流程有序进行。
3、根据图书类别，对图书进行编号，并制作目录卡以备员工查阅。
第二条制度规范
1、各部门可根据实际工作需要，申请申购图书。
2、按照各部门的实际需求申购图书，办公室每季度负责采购图书1-2次。
3、对所有图书进行分类整理，贴上类别标签并编号登记，注明购进日期、作者、出版社及其他有必要的项目。
4、按照规定时间借阅图书、归还图书;借阅期满，未按时办理续借手续经通知仍未还书者，按照规定进行惩处。
5、借书人员妥善保管好图书，不得在书中圈点、画线、涂写，如严重损害或丢失图书，需做出相应的赔偿，丢失图书者全额赔偿。
6、图书管理员定期对图书进行清点，如遇图书丢失，查明原因，报部门主管，按指示行事。
第三条管理流程设计
1、申购流程:填写申购单→审批→采购→图书入库登记
2、借还流程:查阅图书目录卡→填写借阅单→图书卡签字→图书借阅→续借图书，再次填写图书借阅单
四、会议管理制度
第一条管理要点
1、为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。
2、根据公司实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。
3、清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。
4、会议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限;提高会议主持人控制会议进程的能力与水平，保证会议实效。
5、按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。
6、会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。
第二条制度规范
1、收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。
2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。
3、行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，打印并张贴。
4、按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。
5、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。
第三条管理流程设计
会前:确定议题、会上所需资料准备、通知→会中:积极参与，做好会议记录→会后:整理会议记录→张贴→归档整理
五、清洁卫生管理制度
第一条管理要点
1、为了营造一个良好的工作环境，树立公司形象，保证清洁卫生管理工作顺利进行。
2、按照规定，清洁人员完成所有规定项目，并达到相应洁净标准。
3、办公室管理人员为第一责任人，管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。
第二条制度规范
1、清洁区域包括:办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。
2、按照排班安排，轮流打扫清洁，行政人事部人员负责卫生检查工作。
3、清洁卫生实行卫生责任制，办公室管理人员负责管理办公室所有区域的清洁卫生，当日值日生按时做好所有的清洁，监督者及时做好相应的督察。
4、由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，茶水供应，洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。
5、值日生在规定时间内做好所有清洁项目，填写<清洁卫生值日表>，监督员认真核实，并填写<清洁卫生监督表>。
6、未按要求清洁者，按照规定予以处罚。
第三条流程设计
安排清洁排班→完成清洁项目→填值日表→监督检查→填写监督表→办公室人员执行维护→发现问题→执行处理
六、日常事务管理
(一)接待管理
第一条来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。
第二条以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。
第三条接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。
第四条流程设计:接待来访人员→询问来意，需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁
(二)报刊收发整理
第一条办公室管理人员按照公司实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅的有关手续。
第二条办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可随意阅览，但不得带出公司或随意撕剪，阅毕放回原位。
第三条任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用。
第四条报纸每周更换一次，所有报纸每季度处理一次。
第五条流程设计:收发报刊→整理→放置资料架→定期清理
(三)后勤管理
第一条为了认真贯彻公司的各种制度，充分发挥和调动员工的积极性和主动性，根据实际严格制度。
第二条后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。
第三条办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护，及时提醒值日生和监督者做好相应工作。
第四条根据外出工作人员情况，及时督促其按时填写外出工作时间登记，如实填写时间及外出事由。
第五条办公室人员每周进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计，月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。
第六条流程设计:监督→如实审核→汇总登记→报表
(四)文化宣传管理
第一条负责公司内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责公司外部的宣传维护工作。
第二条根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。
第三条关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学习。
第四条收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面，附上签阅单进行进度跟踪。
第五条流程设计:获取信息来源→编辑整理→张贴→学习→存档
(五)其他事务
第一条名片制作、收发传真等其他事务。
第二条负责公司文书的打印复印工作。
第三条负责树木花卉的养护工作。
第四条协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。
附则
第一条本制度由行政办公室制定，解释权归办公室。
第二条本办法由总经理核准后实施，修改时亦同。
篇7：文件管理自查报告
根据《市人民政府办公室关于印发<湖北省行政规范性文件管理办法>贯彻落实情况检查工作方案的通知》文件精神，经信局党组高度重视，加强领导，安排专人对局机关指定的规范性文件进行了一次全面、认真的自查，现将自查情况汇报如下：
一、加强领导，落实责任。
我局成立了由局党组成员、总工程师陈进同志为组长，各科室负责人为成员的规范性文件清理领导小组，明确清理工作的责任科室及责任人，由局机关办公室具体负责清理工作。对照文件要求，严格按照清理的目标和范围，认真排查局机关起草的文件，确保清理工作落到实处。
二、精心组织，明确重点。
为认真落实规范性文件清理的工作任务，尽可能做到汇总的文件全面，规范性文件清理领导小组对局机关从xx年3月1日至xx年8月1日制发的文件进行严格自查，做到件件有着落。
三、认真清理，汇总上报。
局机关规范性文件清理领导小组，按照xx年3月1日至xx年8月1日这个时间段，对30份文件进行了自查清理，未出台任何行政规范性文件。
特此报告。
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