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会议室使用管理规定

2023-07-22 08:24:31 收藏本文下载本文

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会议室使用管理规定

篇1：会议室使用管理规定

一、目的：为了加强会议室的合理利用并对其进行有效管理，保证会议室的安全、整洁及各类设施的完好，确保公司各项会议的顺利召开，特制定本规定。

二、范围：本制度适用于公司会议室使用

三、内容：

1. 会议室仅限于本公司用于举行各类会议，开展教育培训以及重要来宾接待等工作使用。

2. 会议室由行政部制定专人负责管理，会议室在不使用情况下由管理人员将门锁好任何不得随意进入会议室，。

3. 各部门若需使用，需提前向公司行政部填写《会议室使用申请表》提交申请，由行政部统一安排。各部门每周开例会需使用会议室把时间确定上报行政部汇总。

4. 行政部根据提交的《会议室使用申请表》进行登记，填写《会议室使用登记表》，按时间先后安排会议。

申请人在会议开始前到管理人员处确认签字，并领取钥匙。会议结束后，会议使用人员要整理会议室，保持会议室清洁，并去行政部办理交接手续并交回钥匙。

5. 会议室使用前的布置工作由会议室管理员配合会议主办部门完成。

6. 各部门在会议室使用过程中，要注意保持卫生，禁止吸烟，要爱护室内设备。

7. 会议室的设备、工具、办公用品未证得公司同意，任何人不得拿出会议室或挪动他用。

8. 会议室的环境卫生由行政部派人专人负责，在每日早晨进行打扫，并做好日常清洁工作。

9. 会议室使用完毕，应随时关门、窗和全部设施、电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作。

篇2：会议室使用管理规定

一、目的

为了进一步加强会议室管理，明确各部门使用会议室的规定及申请使用流程，现对会议室的使用作如下规定。

二、适用范围

适用于公司内部各大小会议室的使用。

三、会议室使用规定

1、会议室均由总经办统一管理，统筹协调安排使用，并负责室内卫生清洁、绿植更换、设备设施维护保养等各项日常管理工作。

2、部门或个人需要使用会议室时，需提前至少半天向总经办提出申请，填写在《会议室使用登记簿》上，经办公室准许后方可使用。

3、负责会务人员需提前至前台领取钥匙，打开会议室门，需要使用音响、投影设备的，提前安装调试。

4、使用原则：先申请后使用，按申请的先后顺序使用。没有经过申请的部门或个人临时需使用，可以使用(仍须至前台申请后使用)，但如有冲突，必须先礼让已申请使用会议室的部门或个人。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序(总经办不负责协商，由使用者自己协商)。

5、遇公司级的紧急及重要会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议。

6、为了提高会议室的使用效率，部门及个人应在预约的时间到达会议室，并开始使用，超过30分钟未到达会议室的，总经办有权对会议室的使用权另作安排。

7、使用者应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用，请及时通知总经办，如在紧接的时间段内已安排了给公司级或其他部门使用时，超时使用的单位或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。

8、任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备。用后应及时整理，保持会议室整洁：按6S标准(包括白板檫干

净，白板笔盖好，桌椅、设施设备还原，地面室内卫生等)，离开时关闭电源、空调，锁好门、窗，将门钥匙交还办公室。

9、会议室内所有配置、设备等，用后不能带走。会务人员必须管理和维护室内设施和物品，任何部门和个人未经办公室同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或转作他用。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。

10、会议室内本公司员工不允许抽烟，不能往会议室窗台及窗外丢东西。违者发现一次罚款50元。

11、如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。

四、程序

1、申请流程

1)部门或个人至前台查询会议室的使用状况;

2)部门或个人提出申请，经前台登记确认后记录在《会议室使用登记表》上;

3)部门或个人按时间使用会议室。

2、使用流程

1)部门或个人按会议室使用规定使用会议室;

2)部门或个人自行制定人员安排会务工作(公司级或重要接待除外);

3、交换流程

1)部门或个人使用完毕后，总经办人员有权检查会议室，发现不按规定使用的，及时要求部门或个人改正;

2)如部门或个人拒绝改正，将根据本规定对责任人作出处罚：①负责会议室清洁卫生一星期;②如造成经济损失的，照价赔偿;③经劝说后仍未自觉遵守各项规定，将停止其继续借用会议室。

篇3：会议室使用管理规定

会议室使用管理规定为了加强会议室的日常管理，保证各类会议的顺利召开及规范有序使用，提高会议室的利用率，特制定会议室管理规定。

日常管理规定

第一条会议室由行政人事部统一管理，统筹协调安排使用，并负责室内卫生清洁、绿植更换、设备设施维护保养等各项日常管理工作。

第二条会议室使用按照“先申请，后使用，先公司，后部门”的原则。

第三条需要使用会议室时，请提前前往行政人事部在《会议室预约使用登记表》登记，经行政人事部准许后方可使用，便于行政人事部协调、安排、管理。

第四条特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。

第五条如遇紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室，终止使用会议室，并及时通知行政人事部。

第六条如遇接待任务需要准备水果、茶水、横幅等工作的，提前通知行政人事部协助完成。

日常使用要求

第七条任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，未经允许，不能随意移动室内设施，随意开关和调试电子设备设施，操作上有问题时请与行政人事部联系。

第八条会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为;使用完毕后，使用部门应在10分钟内清理会场，带走会议资料，务必将所有移动过的桌椅及设施设备等还原，离开时关闭电源等设备。

附则

第九条本规定由行政人事部负责解释。

第十条本规定自发布之日起实施。

行政人事部 20xx年8月17日

篇4：会议室使用管理规定

一、总则

第一条为达到合理利用公司会议室，并保持会议室整洁，使各部门放心、有序的使用，特制订本管理规定

二、适用范围

集团各部门、各子公司。

三、职责

第三条集团办公室负责公司会议室的管理及使用安排。第四条各部门(子公司)均可以申请使用会议室。四、会议室的规模及配置

第五条公司共有7个会议室。具体配置如下：

第一会议室：二层。长桌。可容纳40人。配有固定式投影仪、投影幕布、白板。

第二会议室：一层。长桌。可容纳12人。配有固定式投影仪、投影幕布、白板。

第三会议室：一层。长桌。可容纳12人。配有投影幕布、玻璃板。

第四会议室：一层。六角桌。可容纳10人。配有玻璃板。

第五会议室：二层。三角桌。可容纳 3人。

第六会议室：三层。长桌。可容纳 8人。配有投影幕布、玻璃板。

第七会议室：三层。长桌。可容纳 6人。配有白板。

五、会议室的用途

第六条公司会议室为公司会议、部门(子公司)会议、来宾接待、员工工作面谈、招聘面试而设立。

六、会议室的使用

第七条会议室管理负责人为前台文员。

第八条会议室使用以“先申请，后使用”为原则。

(一)没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下可以使用;但如有冲突，必须礼让已申请使用会议室的部门或个人。

(二)按申请的先后，顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。办公室不负责协商，由使用者自己协商。

(三)如遇公司层级的紧急重要会议，已申请使用会议室的部门(子公司)或个人，在不能调换的情况下，应先让公司层级的重要会议。

第九条申请流程

(一)需使用会议室的部门(子公司)或个人应至少提前两小时(休息时间除外)到前台提出使用申请，认真填写《会议室使用登记表》，由前台文员统一安排。如需办公室协助配备其它用品(如饮料、水果等)，应至少提前一天提出申请，并提供用品清单及标准。

(二)前台文员将依据《会议室使用登记表》的内容在会议室指定位置张贴使用标识

(三)部门(子公司)及个人应在所预约的时间到达会议室。超过10分钟未到达会议室的，办公室有权对会议室的使用权另作安排。

(四)部门(子公司)及个人应按预约的时间内使用完毕，避免超时使用。如在紧接的时间段内已安排了其他部门(子公司)或个人使用，超时使用者必须离开该会议室，终止使用该会议室。

(五)如部门(子公司)或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。第十条会议室使用注意事项

(一)各部门(子公司)或个人需自行指定人员安排会务工作。根据需要到前台文员处领取会议用品(如：白板笔、白板擦、空调遥控、投影仪遥控、纸杯等)。公司会议由办公室承担会务工作。

(二)任何部门(子公司)或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。

(三)会议室使用期间，使用部门(子公司)或个人需保持会议室的干净，卫生，不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为。如发现此行为，将对该部门负责人或个人进行处罚。

(四)会议室内的所有设施设备，未经允许，不能私自带出会议室。

(五)会议结束，使用人员需自觉关闭空调、投影仪、灯等用电设施，并关好门窗，将会议桌椅摆放整齐，白板擦拭干净，以保持会议室整齐干净。并将领取的会议用品交还前台文员。

(六)会议完毕后前台文员应及时检查会议室。定期安排保洁员对会议室进行清扫。

第十一条其他事项

(一)为方便员工就餐，公司在一层第三会议室配备有冰箱和微波炉。每天中午12点到13点员工可在此热饭、用餐。用餐完毕后应自觉将垃圾和桌面清理干净，并将座椅归位。最后离开者将会议室灯关闭。

(二)其他会议室严禁用餐。

篇5：会议室使用管理规定

为加强医院会议室管理，确保会议室规范有序使用，制定以下规定。

一、会议室主要用于本院会议、培训、接待等，未经批准，外单位或个人不得使用。

二、会议室由院办公室负责管理，包括会议室的使用安排、设备保管及卫生清洁等。

三、使用会议室采取事前登记制度，由院办公室按先急后缓原则进行统筹安排，以便做好会前准备工作。

1、所有周期性召开的会议可申请设置例会管理。

2、其他会议需提前到院办公室预约登记。

3、科室召开的会议如与医院临时性重要会议发生冲突，须保证医院会议优先使用。

4、必须严格按照预约的时间使用会议室，如需提前、推迟或顺延，必须事前征得院办公室同意。

四、会议室内的设施设备，未经院办公室批准，一律不得擅自使用;凡因擅自使用造成损坏的，由使用科室承担维修及其他相关责任。

1、不得随意移动桌椅，如果必须改变桌椅摆放位置，需经院办公室批准，并在会后恢复原样。

2、不得随意开关LED、投影仪、音响、功放等设备，如需使用，应在预约时一并申请，由院办公室派专人开启调试。

3、重大活动及培训所需的条幅、宣传单等必须使用易张贴、易处理黏胶，禁止使用难清理的透明胶、双面胶等，并在用后及时清除。

五、科室使用会议室时，应自行负责各项会务服务;会议结束后必须完成会议室的基本清洁，并及时通知会议室管理人员检查会场及设备。

1、使用科室应告知与会人员自觉维护环境卫生，严禁将任何食品、饮料等带入会议室;禁止随意乱丢纸屑、垃圾;严禁在桌椅上刻画、涂写。会议结束后，应及时清理会场，必须将所有相关的资料、物品、垃圾、临时张贴清理完毕。

2、内部会议一律不配茶叶、纸杯、纯净水;培训、学术会议等原则上不摆放鲜花和水果，如有需要请自行准备。

六、院办会议室管理员须严格执行会议室管理各项规定，努力做好服务及协调工作，保障各类会议、接待活动的正常进行。

篇6：会议室使用管理规定

一、目的

为提高会议室管理水平保障公司设备、财产、规范会议室门锁的管理，使公司及各部门的会议秩序和培训环境得到良好的改善落实锁匙管理责任，特制定本规定。

二、适用范围

本规定适用于本公司会议室钥匙的管理。

三、内容

1. 公司会议室钥匙由公司人资行政部负责保管、领用登记、回收、配制的管理。

2. 钥匙持有人负责所配置钥匙的使用和保管，并对所配置钥匙安全负责。

3.严禁将钥匙借给他人使用，否则一旦发生意外事项，转借人也将负有连带责任。如因公务需要延迟下班或休息日加班等特殊原因需要使用办公钥匙，必须填写《会议室延长使用登记表》，才能借用。

4.任何人不得随意复制公司钥匙，如因工作需要复制锁匙，需经得公司总经理助理签字审批后由行政部统一复制并记录在《钥匙发放/变更登记表》。

5.钥匙使用实行“上班前开门，下班后锁门“的原则.不得随意在非正常工作时间里擅自开门。

6.钥匙有遗失或损坏，请速报行政部，以便及时更换并记录在《钥匙发放/变更登记表》。

7.各部门在会议期间如有损坏和丢失用具情况，应及时通知行政部，并说明原因。如属于人为造成，则由当事人负责赔偿，赔偿费交到行政部办公室，并由行政部办公室根据情节提出警告、罚款、记过、记大过处分建议，报其直接上级批准执行。

8.持有钥匙的人员，在离职或调动前，必须将持有的全部钥匙缴回行政部，并填写相应的归还清单。否则不予办理离职手续。如员工自离职未交接相关工作及锁匙时，行政部将与其有关的所有锁匙重新更换并填写完整记录。

9.会议室钥匙使用和管理责任在使用时由使用部门负责，不使用时由行政部负责。

10.会议室、钥匙必须当天借当天还，否则出现物品丢失情况不但追究当事人责任，同时追究部门负责人责任。

篇7：会议室管理规定

会议室管理规定

深圳XXXXXXX有限公司

会议室管理规定

文件编号：DZHR0403018

版次：A

页次：1/1

实施日期：

1、目的`：会议室是公司用于举行会议、教育训练、借阅图书，开展招聘工作之综合型多功能场所，为做到合理使用，有效管理，故制定本规定。

2、范围：公司全体员工。

3、内容：

3．1 会议室仅限于本公司用于举行会议，教育训练，借阅图书，招聘等工作，未经允许不得借于他人使用，如借他人使用，需通过申请经副总经理批准方可。

3．2 各单位凡因公使用会议室，需填写《会议室使用申请表》（附件一）报备人力资源部，经人力资源部协调安排后，方可在总务文员处领用钥匙，并使用会议室。

3．3 各使用单位在使用会议室时，不得抽烟、大声喧哗，仅用于正常工作。

3．4各单位在使用会议室的过程中，必须爱护公物，保持会议室的整洁，用完后所有设备放置原位。

3．5会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得公司同意任何人不得拿出会议室或作为他用。

3．6使用完备后及时将钥匙退回人力资源部总务文员处，并由人力资源部核查使用后物品状况。

拟文

审核

核准

（附件一）

深圳XXXXXXX有限公司

会议室使用申请单

申请部门

申请人

计划使

用时间

使用

原因

备注

部门审批

人力资源部意见

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深圳XXXXXXX有限公司

会议室使用申请单

申请部门

篇8：会议室管理规定

文件编号：dzhr0403018版次：a页次：1/1实施日期：1、目的：会议室是公司用于举行会议、教育训练、借阅图书，开展招聘工作之综合型多功能场所，为做到合理使用，有效管理，故制定本规定。2、范围：公司全体员工。3、内容：3．1 会议室仅限于本公司用于举行会议，教育训练，借阅图书，招聘等工作，未经允许不得借于他人使用，如借他人使用，需通过申请经副总经理批准方可。3．2 各单位凡因公使用会议室，需填写《会议室使用申请表》（附件一）报备人力资源部，经人力资源部协调安排后，方可在总务文员处领用钥匙，并使用会议室。3．3 各使用单位在使用会议室时，不得抽烟、大声喧哗，仅用于正常工作。3．4各单位在使用会议室的过程中，必须爱护公物，保持会议室的整洁，用完后所有设备放置原位。3．5会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得公司同意任何人不得拿出会议室或作为他用。3．6使用完备后及时将钥匙退回人力资源部总务文员处，并由人力资源部核查使用后物品状况。拟文审核核准（附件一）深圳xxxxxxx有限公司会议室使用申请单申请部门申请人计划使用时间使用原因备注部门审批人力资源部意见。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。深圳xxxxxxx有限公司会议室使用申请单申请部门下一页

篇9：会议室管理规定

会议室管理规定如下

第一条公司会议室的管理、使用服务及日常保洁由综合管理部负责。

第二条公司会议可分为重要会议和一般性会议。重要会议包括：董事会会议、公司办公会议、公司司务会议、公司级业务(技术)讨论会、对外业务会谈、签约;一般性会议指临时性会议、各业务部门内部会议等。

第三条会议室的使用原则：重要会议优先;预订会议优于一般性洽谈或临时性短会;预订会议按预订的先后顺序及会议的重要性安排。

第四条重要会议需提前至少一个工作日,填写《会议室使用登记单》向综合管理部提出预订，以便做好会前准备工作。

第五条一般会议需提前一个小时向综合管理部提出预订，以便办公室合理安排会议室的使用。

第六条一般性洽谈或临时性短会，需使用小型会议室的，可在知会综合管理部后直接使用。

第七条如遇特殊情况，公司有重要会议突然召开，而公司会议室又全部被占用时，综合管理部有权与与会人员负责人进行协调，安排调整会议场地或延期，以保证重要会议的正常进行。

第八条会议室使用完毕，请及时通知综合管理部，以便对会议室进行整理保洁。

第九条本办法自发布之日起执行。

篇10：公司会议室管理规定

为了正确、规范的使用视频会议系统，提高会议举办的效率及质量，发挥会议室作用，给员工创造一个良好的办公环境，使会议室的管理和使用更加规范化、合理化，以确保公司各类会议的正常召开，现结合本公司的实际情况，对会议室的管理作如下规定。

第一章管理部门及管理职责

第一条公司会议室由公司行政部管理，各项目会议室由各项目行政部管理。

第二条公司行政部职责：

(一) 负责公司例会的通知;

(二) 会议室的安排与协调;

(三)负责公司例会会前物资的准备;

(四)负责公司例会的会议记录;

(五)保证室内整洁卫生、设施完好。

第三条在例会结束后，及时起草会议纪要，并向会议召集人落实上次例会跟踪事项报告，一并发至各部门经理和高管的邮箱。

第二章会议室使用规定

第四条为了避免会议室使用时发生冲突，各部门如需使用会议室，需提前一天由向公司行政部提出申请，填写会议室使用登记表，以便统一安排。

第五条临时召开的紧急会议需要使用会议室时，要及时通知公司行政部并在会后完善登记。

第六条如遇公司紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，公司会议优先于部门会议，部门会议之间由部门之间本着重要、紧急优先的原则协商解决。

第七条各部门申请使用会议室时，需明确使用设备、使用时间、参加人数、以及与会后与行政部门检查交接会议室的人员等。

第八条除公司会议特别要求提供糕点、水果、茶水等会议物资，其余会议一律不予提供;部门会议中需要准备糕点、水果、茶水等由会议组织部门自行准备，公司行政部在紧急情况下可协助准备，但费用由各部门自行协调。

第九条会议室使用期间，请爱惜会议室的设备设施，使用部门需保持会议室的整洁，不允许有乱丢垃圾、乱扔纸屑等;请不要在桌椅上写画、敲击和刻画，请不要改变会议室设备、家具的位置，爱护会场设施(包括：麦克风、桌、椅、投影仪、屏幕、空调设施等)，使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、白板、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调，并通知行政部行政文员共同检查交接，

如会议涉及使用视频会议系统，行政部需增加设备管理员共同参与检查交接。

第十条使用完毕后，使用部门负责清洁会场，并与公司行政文员、设备管理员共同检查交接后共同填写完毕使用登记表后交行政部留档备案。

第三章公司视频会议系统设备管理

第十一条视频会议系统主要由摄像头、话筒、视频会议系统服务器、会议专用电脑、图像显示设备(投影仪、电视机、显示器)、音箱设备等构成。

第十二条视频会议系统设备是会议专用设备，除开展视频会议外，严禁挪作他用。

第十三条现公司总部与各项目、项目与项目之间均可进行会议对接。但在项目与项目之间进行对接时需通知总部行政部，由总部行政部安排专人打开总部服务器终端方可使用。

第十四条严禁在视频会议专用电脑上安装无关软件，系统管理员每周定期对视频会议专用电脑做好防毒、系统清理等维护工作。

第十五条视频会议系统各项参数已设定好，与会人员在使用时，不得随意更改。

第十六条视频会议系统设备由公司指定专人管理与维护，非工作人员请不要随意使用有关设备，与会人员在使用过程中发现设备问题，可即时与行政部主管经理和系统管理员联系，进行设备调整，对

于专业维修则由行政部反馈至供应商，做出故障排除及修复。

第十七条公司各部门如要使用公司视频会议系统，需提前1天通知公司行政部，会议当天与会部门负责人同系统管理员提前1小时到公司主会场做会议准备，随时与分会场与会人员进行视频和音频的效果调试，确保视频会议的正常使用。

第十八条会议结束后，需将视频会议系统各设备切断电源，以免造成不必要的浪费和损失。