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Office操作FTP中的Office文档

2023-03-22 07:51:39 收藏本文下载本文

“Apea”通过精心收集，向本站投稿了10篇Office操作FTP中的Office文档，以下是小编为大家准备的Office操作FTP中的Office文档，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

篇1：Office操作FTP中的Office文档

Word、Excel、PowerPoint等Office组件均提供了直接调用FTP服务器中文档的功能，它可以像处理本地文档一样方便地对FTP中支持的文档进行打开、编辑和保存等操作，实现的方法是：在“打开”对话框中将“查找范围”选择为“FTP位置”，然后双击“添加/更改FTP位置”图标，在“FTP站点名称”框中输入FTP服务器的IP地址，然后根据用户的权限设置“匿名”登录或使用用户名和密码登录，

确定后，该站点就被添加到“FTP站点” 列表中了。接下来就可以在“打开”对话框中对该站点中的文档进行相应的操作了。

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篇2：直接调用FTP服务器中Office文档

Word、Excel、PowerPoint等Office组件均提供了直接调用FTP服务器中文档的功能，它可以像处理本地文档一样方便地对FTP中支持的文档进行打开、编辑和保存等操作，

实现的方法是：在“打开”对话框中将“查找范围”选择为“FTP位置”，然后双击“添加/更改FTP位置”图标，在“FTP站点名称”框中输入FTP服务器的IP地址，然后根据用户的权限设置“匿名”登录或使用用户名和密码登录，

确定后，该站点就被添加到“FTP站点” 列表中了。接下来就可以在“打开”对话框中对该站点中的文档进行相应的操作了。

篇3：Office文档局部文档操作技巧

Word篇竖向选择聪明的司马光砸缸救人，而没有费时间去找长竹竿捞出伙伴，在Word中似乎所有选择都是横向的，一旦需要删除竖向排列的文字（比如空格、序号等），只能手工一点点操作吗？其实，还真有一种竖向块操作方式，非常快捷。只要按住ALT键，同时按住鼠标左键不放，顺势往下拉，会出现文字反选色块，不费吹灰之力就完成了竖向选择，要删除，要修改，随心所欲。

局部保护防弹背心之所以没有把全身裹住，是为了轻便和节省材料。把Word文档分发给各员工填写资料，一些关键内容被不慎删除的情况时有发生。别担心，我们把关键部分保护起来！选定需要编辑的文本（按住Ctrl键可选中不连续的内容），进入“工具→保护文档”命令，在“编辑限制”的“仅允许在文档中进行此类编辑”列表中选中“未做任何更改（只读）”。如果允许打开文档的任何人编辑所选部分，则选中“组”框中的“每个人”复选框；如果允许特定的个人编辑所选部分，单击“更多用户”，然后输入用户名（可以是 Microsoft Windows 用户账户或电子邮件地址），用分号分隔，确定。最后按下“是，启动强制保护”按钮，输入密码，确定返回即可。穿上保护衣后，如果你没有获得授权，试图对文档进行编辑操作时，在状态栏会出现“不允许修改，因为此文档已经锁定”的提示。如果是允许编辑的人，单击任务窗格底部的“停止保护”按钮（或进入“工具→取消文档保护”命令），输入正确密码，就可以解除锁定了。

局部“分栏” 梅花阵，进可攻，退可守，在文档中，为了版面的美观等需要，不妨摆个梅花阵。有人马上想到“格式→中文版式→纵横混排”，不错，但是我们大多数都习惯于横向排列。比如，一页里有部分内容需要分栏，而一部分不分，如何实现？太简单了！难道“分栏”只对整篇文章起作用？首先把要分栏的段落选中，进入“格式→分栏”，就可以了，如果先不选中，就默认对整个文档进行分栏。此外，利用文本框实现文字的随意排列也非常方便，在其他领域也很实用，比如Excel左上角的斜线表头应用，以及PPT的文字绕图应用等。

Excel篇部分文字玩特效我们认为电脑是万能的，自己的手也是万能的，什么都可以输入电脑，可是当遇到平方、下划线等情况，就犯愁了。比如现在输入单位“kg/m3”，如何把中间的3变成上标？很简单，选中数字3，点击“格式→单元格”，选中“特殊效果”里的“上标”就完成了。看，删除线、下标，以及各种下划线都在这里，是不是以前粗心的自己从未注意过？

局部“捉迷藏” 蜥蜴是聪明的，它懂得通过不断变化的颜色来保护自己。与Word的局部保护相比，Excel的应用更具广泛性，而且无论想把哪里藏起来，都不在话下，

先看看最轻微的“隐身”。选择要隐藏的单元格区域，进入“格式→单元格”，单击“数字”选项卡，在“分类”框中单击“自定义”，然后在“类型”框中键入三个半角的分号“;;;”，确定。好了，单元格中的内容不会显示在工作表中，但当你单击这个单元格后，编辑栏中会显示其内容。如何完全隐身呢？在“保护”选项卡中，选中“隐藏”复选框，确定。然后进入“工具→保护”，单击“保护工作表”，选中“保护工作表及锁定的单元格内容”复选框，还可以在“取消工作表保护时使用的密码”框中键入密码，确定即可。要恢复显示，在“工具→保护”子菜单中单击“撤消工作表保护”就OK。一定要记牢或不用密码，避免不必要的麻烦。还可以把要保护的局部区域的字改为白色，让别人看不到数据，再进行整个工作表的保护。

行列的折叠降落伞不用时收成一个伞包，那么暂时没用的行列能先收起来吗？有时候数据过多，为了把最重要的数据显示在单元格中，可以把行或列隐藏起来。首先任意点击一个单元格，进入“格式→行→隐藏”，这个单元格所在的行就隐藏起来了，隐藏列的方法相似。

还有一种折叠，带有加号，打开后又变成减号，如何实现的呢？选定所要折叠的区域，在“数据”里面选“组及分级显示”（快捷键按Alt+shift+→），可以按行或列分组，也就是折叠起来。点击“取消组合”（或按Alt+shift+←）就能恢复原貌。

PPT篇多个模板灵活用一部好的电影除了有吸引人的开头，通常还有不断变化的剧情、迭起的高潮。做为演示的幻灯片也是如此。如果一张模板到底，一定会让人感觉乏味无比。在powerpoint xp之后的版本中，可以在一个演示文稿中应用任意多个模板，比如用第二个模板来引入一个新的话题或引起观众的注意。选中“视图”菜单下的“任务窗格”，打开“幻灯片设计”任务窗格，在“普通”视图下选中要应用模板的幻灯片（可以按住ctrl键分别选择多个），最后再将鼠标指向任务窗格中自己满意的某个模板，单击右侧的下拉按钮打开菜单，选择其中的“应用于选定幻灯片”即可。

打印篇在《越狱》最精彩的”惊险大逃亡“中，迈克尔和哥哥为了争取时间，取得最后的胜利，“淘汰”了少数兄弟。我们阅读纸质文件更容发现某些不易察觉的错误，所以把电子文档打印出来再反复检查修改十分必要。那么，打印Word文档时是否所有的元素都要打印出来呢？未必，为了加快打印速度，可以按草稿的质量输出打印文档，Word 将不打印格式及大部分图形。在“打印”对话框的“选项”中选中“草稿输出”即可，不过少数打印机不支持此选项。

打印PPT的时候，在“打印”对话框的“打印内容”中选择“幻灯片”（保留格式）、“讲义”（可在一页中打印几张幻灯片）、“备注页”（含有批注的幻灯片）、“大纲视图”（按幻灯片分页的文字）等项目，可以获得不同的打印内容。比如一个PPT，演讲者自己打印时可以保留批注，而给参加培训的人员发的材料，可以把这些无关信息去掉。打印Excel的时候，局部区域、工作表还是工作簿都可以根据需要选择。

篇4：OFFICE

微软的OFFICE是目前最为流行的办公软件，目前主要有OFFICE和OFFICEXP两个版本，Office2000是第三代办公处理软件的代表产品，可以作为办公和管理的平台，以提高使用者的工作效率和决策能力。Office2000中文版有4种不同的版本：标准版、中小企业版、中文专业版和企业版。下面这个表格中，列出了各个版本所包含的组件：在Office2000中各个组件仍有着比较明确的分工：一般说来，Word主要用来进行文本的输入、编辑、排版、打印等工作；Excel主要用来进行有繁重计算任务的预算、财务、数据汇总等工作；PowerPoint主要用来制作演示文稿和幻灯片及投影片等；Access是一个桌面数据库系统及数据库应用程序；Outlook是一个桌面信息管理的应用程序；FrontPage主要用来制作和发布因特网的Web页面，

MicrosoftOfficeXP是微软有史以来所发行的Office版本中最重要的版本，而且也被认为是迄今为止功能最强大、最易于使用的Office产品。新版Office放弃了以往以产品发布年命名的惯例。产品名称中的XP，是英文Experience（体验）的缩写，代表着新版Office在包容覆盖广泛设备的Web服务之后，将给用户带来丰富的、充分扩展的全新体验。除核心的OfficeXP程序DMicrosoftWord、Excel、Outlook?和PowerPoint?D外，OfficeXP专业版中包含MicrosoftAccess，它是OfficeXP数据库解决方案，可帮助用户存储、访问和分析数据。以下是OFFICEXP各个版本的对比。要使用MicrosoftOfficeXP，推荐的系统配置为MicrosoftWindows?2000Professional，计算机的硬件配置为PentiumIII处理器和128MB的RAM。

篇5：Office

版本介绍及区别：

Office 2010，是微软推出的新一代办公软件，共有6个版本，分别是初级版、家庭及学生版、家庭及商业版、标准版、专业版和专业高级版，而初级版是完全免费的，但其中仅包括Word和Excel两大常用工具，并且内含广告，每隔45秒就会更换。另外除了完整版，微软还将发布针对Office 的升级版Office 2010。并且Office 2010可支持32位和64位Vista及Windows7，还支持32位WindowsXP，但不支持64位XP，用户需特别注意。其开发代号为Office 14，但实际上只是第12个发行版。

硬件支持：

估计大家都已经习惯了微软的做法，就是每次发布一个新产品或新的版本就会对硬件要求提升一次。而对于此次最新发布的Office2010也不例外，只是和之前相比微软简化了软件运行配置说明，不再区分系统最小配置与系统建议配置，而把这两者合二为一，以下是Office /2007/2010三个版本各自所需硬件配置对比；

从上表可以看出，与Office 2007的硬件需求相比最主要的就是对硬盘容量的需求增长了一倍，其它的变化不大。也就是说如果你的机器能够正常运行Office 2007，那么就应该能够正常安装运行Office 2010；但如果你的系统运行的仍然是Office 2003，则需要检查一下配置，以确保是否能正常升级至2010。另外值得注意的是，Office 2010还需要系统支持DirectX 9.0c，64M的显存，因为Office组件中有许多耗费GPU运算处理的程序，比如在Excel中画图表和PowerPoint中的动画，以此来保证Excel和PowerPoint顺利运行！

系统支持：

由于每款软件都只支持某些版本的系统，如微软最新推出的IE9浏览器支持Windows7但不支持XP，那么Office 2010又支持哪些Windows平台呢？下面就是32bit与64bit版本的Office 2010所需的系统要求；从上可以看出，32位的Office 2010既可以运行在32位的Windows操作系统之上也可以运行在64位的操作系统之上，包括Windows 7、Vista SP1、windows Xp Sp3、Windows Server 以及Windows Server 2003 R2 with MSXML 6.0。而64位的Office 2010只能运行在64位的Windows操作系统之上，包括Win7、Windows Vista SP1、、Windows Server 2008及R2，但却不能正常运行于windows Xp Sp3和Windows Server 2003 R2 with MSXML 6.0，用户需要特别注意，

Office2010套件产品亮点及新功能简介：

Office 是一套由微软公司开发的风靡全球的办公软件，其最新的2010版可以让您随心所欲的工作，既可以通过 PC 使用，又可以通过 Web 使用，甚至在智能手上也可以使用。它的其中一大变化首先是体现在界面上，新版的Office 2010采用了Ribbon新界面主题，界面更加简洁明快、更加的干净整洁，并且标识也改为了全橙色；二是体现在功能上，新版的Office 2010做了很多功能上的改进，同时也增加了很多新的功能，特别是在线应用，可以让用户更加方便、更加自由的去表达您的想法、去解决问题以及与他人联系。

Office2010之Word 2010：

Word可以说是Office套件中的元老，也是其中被用户使用最为广泛的应用软件，它的主要功能是进行文字（或文档）的处理。Word 2010 的最大变化是改进了用于创建专业品质文档的功能，提供了更加简单的方法来让您与他人协同合作，使您几乎从任何位置都能访问自己的文件。具体的新功能如：全新的导航搜索窗口、生动的文档视觉效果应用、更加安全的文档恢复功能、简单便捷的截图功能等等；

Office2010之Excel 2010：

Excel同样也是Office中的元老之一，被称为电子表格，其功能非常的强大，可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。最新的Excel2010能够用比以往使用更多的方式来分析、管理和共享信息，从而帮您做出更明智的决策。新的数据分析和可视化工具会帮您跟踪和亮显重要的数据趋势，将您的文件轻松上传到 Web 并与他人同时在线工作，而您也可以从几乎任何的Web 浏览器来随时访问您的重要数据。具体的新功能如：能够突出显示重要数据趋势的迷你图、全新的数据视图切片和切块功能能够让您快速定位正确的数据点、支持在线发布随时随地访问编辑它们、支持多人协助共同完成编辑操作、简化的功能访问方式让用户几次单击即可保存、共享、打印和发布电子表格等等；

Office2010之PowerPoint 2010：

PowerPoint也是Office中非常出名的一个应用软件，它的主要功能是进行幻灯的制作和演示，可有效帮助用户演讲、教学和产品演示等，更多的应用于企业和学校等教育机构。最新的PowerPoint2010提供了比以往更多的方法够为您创建动态演示文稿并与访问群体共享。使用令人耳目一新的视听功能及用于视频和照片编辑的新增和改进工具可以让您创作做更加完美的作品，就像在讲述一个活泼的电影故事。具体的新功能如下：可为文稿带来更多的活力和视觉冲击的新增图片效果应用、支持直接嵌入和编辑视频文件、依托新增的SmartArt快速创建美妙绝伦的图表演示文稿、全新的幻灯动态切换展示等等；

篇6：Office中Word操作常用快捷键word办公/数码

快捷键可以让我们提升工作的效果,下面我整理了一些常用的word使用中的快捷键，希望能给你带来一些帮助，

1、Ctrl+Z——撤消

2、Ctrl+A——全选

3、Ctrl+X——剪切

4、Ctrl+C——复制

5、Ctrl+V——粘贴

6、Ctrl+S——保存

7、Ctrl+B——加粗

8、Ctrl+ Q——左对齐

9、Ctrl+E——据中

10、Ctrl+R——右对齐

11、Ctrl+]——放大

12、Ctrl+[——缩小

13、Ctrl+N——新建文档

14、Ctrl+I——体倾斜

15、Ctrl+W——退出

16、Ctrl+P——打印

17、Ctrl+U——下划线

18、Ctrl+O——打开

19、Ctrl+k——插入超级连接

20、Ctrl+F——查找

21、Ctrl+H——替换

22、Ctrl+G——定位

23、Ctrl+Alt+L——带括号的编号

24、Alt+数字——区位码输入

25、Ctrl+D——格式字体

26、Ctrl+Shift+=——上标

27、Ctrl+=——下标

28、Ctrl+Shift+>——放大字体

29、Ctrl+Shift+<——缩小字体

30、Alt+Ctrl+I——打印预览

31、Alt+Ctrl+O——大刚示图

32、Alt+Ctrl+P——普通示图

33、Alt+Ctrl+M——插入批注

34、Alt+菜单上字母——打开该菜单

快捷键作用

Ctrl+Shift+Spacebar 创建不间断空格

Ctrl+ -(连字符) 创建不间断连字符

Ctrl+B 使字符变为粗体

Ctrl+I 使字符变为斜体

Ctrl+U 为字符添加下划线

Ctrl+Shift+ 缩小字号

Ctrl+Shift+>增大字号

Ctrl+Q 删除段落格式

Ctrl+Spacebar删除字符格式

选定文本的方法是：按住 Shift 键并按能够移动插入点的键，

快捷键将选定范围扩展至

Shift+→ 右侧的一个字符

Shift+← 左侧的一个字符

Ctrl+Shift+→ 单词结尾

Ctrl+Shift+← 单词开始

Shift+End 行尾

Shift+Home 行首

Shift+↓ 下一行

Shift+↑ 上一行

Ctrl+Shift+↓ 段尾

Ctrl+Shift+↑ 段首

Shift+Page Down下一屏

Shift+Page Up 上一屏

Ctrl+Shift+Home文档开始处

Ctrl+Shift+End文档结尾处

Alt+Ctrl+Shift+Page Down 窗口结尾

Ctrl+A 包含整篇文档

Ctrl+Shift+F8+↑或↓ 纵向文本块(按 Esc 键取消选定模式)

F8+箭头键文档中的某个具体位置(按Esc键取消选定模式)

篇7：Office中邮件合并是什么

邮件合并：在Office中，先建立两个文档：一个WORD包括所有文件共有内容的主文档(比如未填写的信封等)和一个包括变化信息的数据源EXCEL(填写的收件人、发件人、邮编等)，然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去，

应用领域

1、批量打印信封：按统一的格式，将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。

2、批量打印信件：主要是换从电子表格中调用收件人，换一下称呼，信件内容基本固定不变。

3、批量打印请柬：同上2，

4、批量打印工资条：从电子表格调用数据。

5、批量打印个人简历：从电子表格中调用不同字段数据，每人一页，对应不同信息。

6、批量打印学生成绩单：从电子表格成绩中取出个人信息，并设置评语字段，编写不同评语。

7、批量打印各类获奖证书：在电子表格中设置姓名、获奖名称和等资，在WORD中设置打印格式，可以打印众多证书。

8、批量打印准考证、准考证、明信片、信封等个人报表。

总之，只要有数据源(电子表格、数据库)等，只要是一个标准的二维数表，就可以很方便的按一个记录一页的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来。

篇8：office中的秘密

新打开的word文档里面输入: =rand(200,99) 然后回车

>看看会发生什么？据说，连比尔盖茨都不知道为什么会这样:

>这是彩蛋程序,也就是程序开发人员放在程序里的小程序.一般都是很有趣的.

>office里还有很多彩蛋呢!

>1.Word 97/

>彩蛋内容：绕口令

>开启方式：启动Word，新建一个空白文档，在文档中输入“=rand”（不包括引

号），按回车键，看看会显示出什么？一个绝妙的绕口令！此外在Word中还隐藏着另

外一个彩蛋，我们启动Word并打开任一文件，同时按住Ctrl、Shift、Alt，这时候再

按下“?”，你发现了什么？问号都反过来啦！感叹号也可以实现这个功能，龙龙示范一

个给你看，哈哈，好玩吧！

>2.Excel 2000

>彩蛋内容：赛车游戏

>开启方式：启动Excel 2000后，新建一个新文件，选择“文件→另存为Web页…”，

在“另存为”对话框中，选中“选择(E):工作表”和“添加交互”两项，然后点击“发布”，

出现“发布为Web页”对话框，再点击“发布”，OK，用IE打开刚才保存的HTM文件，我们

能在页面中央看到这个Excel工作表。在这个工作表中，先用PageDown键移动工作表的

矩形光标直至第2000行。然后用鼠标点击“2000”，使该行反相显示。用Tab键横向向右

移动光标直至WC列，这时该矩形光标呈白色显示。好，到此所有的准备工饕丫 ?

毕，该是调出游戏的时候了。同时按住Shift、Ctrl和Alt键，单击Excel工作簿左上角

的Office标志……硬盘狂响后一个全屏的赛车游戏开始了！

>方向键用来控制汽车方向与快慢，空格键用来发子弹，按“H”键可以打开车灯，

按“F10”可以暂停，按“Esc”键退出。怎么样，够精彩吧！

>各有各的秘密

>1. Photoshop 6.0

>彩蛋内容：一只可爱的大电猫

>开启方式：启动Photoshop 6.0，然后按住“Ctrl+Alt”键，点击“Help”菜单中

的“About Photoshop…”，这时关于对话框中会出现一只可爱的大电猫。而如果你不按

住“Ctrl+Alt”，直接点击的话，其结果是不相同的。

>2. WinAMP

>彩蛋内容：设计者的头像

>开启方式：启动Winamp，打开“关于”对话框，选择“Winamp”标签，同时按住Alt

和Shift，然后用鼠标双击“Copyright_- Nullsoft，Inc”这行文字，你就会

看到Winamp的设计者JustinFrankel的头像在上方飘动了，

再一次双击，飘动的照片又

变成了原来的卡通画。

>3. Flash 5.0

>彩蛋内容：捡金子游戏

>开启方式：启动Flash 5.0，点击“Help”菜单中的“About Flash”，在动画停止

之前双击右下角Macromedia的Logo中的“M”字母，然后点击“Thank”，这时“关于”窗口

会变成一个名为“Gold Rush”的小游戏。

>4.mIRC

>彩蛋内容：作者照片变为鳄鱼照片

>开启方式：选择“Help”菜单中的“About”命令，然后从键盘上键入“arnie”，此

时你会发现原来的“About mIRC”窗口右上方作者的照片现在变成一张鳄鱼的照片了。

再输入一次“arnie”，就又变回作者的照片了。

>5. Nero Burning Rom 5.0

>彩蛋内容：跳舞的小蛇

>开启方式：启动Nero Burning Rom 5.0，点击“Help”菜单中的“About…”，然后

双击关于窗口中间下方的两个燃烧的光盘，这时一条跳舞的小蛇将出现在窗口的底

部。

>6. WinRAR 3.X

>彩蛋内容：菜单中的海水涨潮

>开启方式：启动WinRAR后点击“Help”菜单中的“About WinRAR”，当鼠标移动到

关于窗口顶端的海景图片时，你就会发现原本静止的海水开始涨潮了！而一旦你点击

鼠标，海水将回复到静止状态，再点击，再涨潮。是不是很有意思？另外你再单击左

上角的书本图标，那一摞书本是不是开始下落了？落到底后还会反弹，仔细听听还有

声音呢！

>7. 3DMark

>彩蛋内容：作战的奶牛

>开启方式：首先启动3DMark 2001 Pro版本，注意如果不是该版本是无法启动

Game Demo模式的。然后把测试任务的名称改为“Holy Cow!”，再选择“Game Demo”模

式，3DMark 2001会提示是否用默认分辨率640×480替代当前设置的分辨率，选择“Yes”

或“No”均可以进入该隐藏模式。其实这个奶牛作战的“彩蛋”与测试的第一个场景大同

小异，只不过天上飞的变成了奶牛而已，不过它配备的武器还是很厉害的。OFFICE中隐藏的小游戏

1,请在一个新开的word文件里面输入:

=rand(200,99)

然后回车看看会发生什么？

据说，连比尔盖茨都不知道为什么会这样。

2,《Excel 2000》隐藏的赛车游戏

以前微软的Office软件就常隐藏着有趣的小游戏，像之前的Word就曾藏有仿真飞行游

篇9：Office锦囊妙计大放送（中）

按会话查看邮件

Outlook 可以按线程查看邮件，这是一个更快地浏览收件箱的简单方法，只需选择“视图” “排列方式” “会话”。如果你的阅读窗格是在右侧，你可以更快地完成这一设置，只要点击邮件列表上方的“排序字段”。你还会发现，如果每个邮件都包含以前的邮件，你可以读线程中最后一条邮件，而不需要挨个看下来，这样你就可以删除早期的邮件，保留最新的邮件，方便地清理你的收件箱。

更多的阅读空间

Outlook 2003 有一个灵活的三栏格式，阅读窗格在右侧，这样无需打开每条邮件即可阅读。但有时你需要更大的空间来阅读。按 Alt-F1 可以切换导航窗格的开、关，这样就为阅读窗格提供了更大的空间。试试这个方法，你以后可能会经常用。

用快捷方式跳转

当第一次保存或添加邮件附件时，Outlook 缺省都是到“我的文档”里。如果你一般不用“我的文档”加附件或存附件，这种方式就很麻烦。有一种简单的解决方法是在“我的文档”里增加快捷方式，可以快速转到常用的文件夹。这样，你可以点击快捷方式，而不用一层层地寻找某个文件夹。

要创建这种快捷方式，先打开“我的文档”文件夹。选择“文件” “新建” “快捷方式”，选“浏览”找到快捷方式指向的文件夹。点击“下一步”，输入一个快捷方式名。在命名快捷方式时，用“&”作第一个字符，这样它就可以出现在文件列表的最前面。下次在 Outlook 中增加或保存附件时，只需点击这个快捷方式，立刻就可以到想去的文件夹。

增加标志工具栏

如果你在 Outlook 2003 中用各种标志颜色表示不同的事情，有时可能会忘记标志的意义，下面有个小窍门：将标记放在一个工具栏中，给它们起个名字。这样，一方面这些按钮可以表示出标志的意义，另一方面还可以用这些按钮给邮件快速加标志。

选择“视图” “工具栏” “自定义”。在“自定义”对话框内，选择“工具栏” “新建”。输入“标志”作为名字，然后点击“确定”。将新工具栏拖到 Outlook 的工具栏区。接着，在“自定义”对话框内选择“命令”标签。从“类别”中选取“动作”，并找到与“红色标志”、“蓝色标志”等相对应的项。将每一个标记命令拖到新工具栏上。另将“清除标志”命令也拖过去，它可以用来清除邮件上的标志。右击每个标志按钮，在“命名”处输入一个名字，确认“图像与文本”已选中，然后关闭“自定义”对话框。下次要标志某一项时，只需选择该项，然后点击工具栏上的相应标志按钮即可。

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分享到展开与折叠文件夹树

如果你更愿意用键盘而不是鼠标进行操作，你可以用数字小键盘上的星号键来展开当前选中的 Outlook 文件夹树。再按一次该键，所有新打开文件夹的下一级子文件夹也展开。每次按 * 键都展开一级。数字小键盘上的减号（-）键则可以一次折叠起所有文件夹。

用拖拽法设定类别和更改项目

在 Outlook 中，你可以指定一些类型，这样可以方便地将相关项分组。例如，你可以将许多联系人按个人关系或工作关系进行分类。如果你要将某一类指定到已有的 Outlook 的项目上，可以用简单的拖拽方式。选择“视图” “排列方式” “类型”。然后，如果程序已经设为显示分组了，则选择“视图” “排列方式” “按组排列”。你可以将某个记录拖到相应的组上，从而给这个记录分类。你还可以用这种方法输入或修改其它的字段，如公司名等。

是否真是垃圾邮件？

Outlook 2003 里有一个还算不错的垃圾邮件筛选器，但与其它垃圾筛选器一样，它有时会错把有用的邮件判断为垃圾。如果有用邮件从想不到的地方发过来，Outlook 的“安全发件人名单”就没用了。因此，在删除垃圾邮件时至少要飞快地扫一眼，确认你没有丢失什么有用的信件。还要确认你的垃圾邮件筛选器是最新版本。微软已经发布了一个更新程序，你可以点击“帮助” “检查更新”来获得它。

体中使用缺省字段

Outlook 的信息都保存在数据库里，所以当你看到象联系人或约会这样的项目时，它是使用了一个窗体来提取信息，并且提供一些字段供输入信息。Outlook 允许你自己定义窗体，并且为字段建立缺省的输入值。

对自定义的窗体，为窗体中的一个指定字段建立一个缺省输入非常有用。假设你在 Outlook的“任务输入”窗体基础上创建了一个项目窗体，其中有一个关于项目客户的字段。如果你有一个主要客户，它的名字经常要填到这个字段中，则你肯定希望每次建立项目记录时 Outlook 能自动输入该客户名。

要建立一个缺省输入，先确认你要修改的窗体名。右击文件夹表里的文件夹名，选择“属性”，然后记下文本框“与此文件夹相关的窗体”名字。关闭属性窗口，到相应的文件夹里建立一个新的空记录。添加一个输入作为缺省值，然后选择“工具” “窗体” “发布窗体”。通过文件夹的导航找到旧窗体，然后将修改后的版本发布在同一个文件夹中，使用同样的名字。（你也可以用新名字，但那样必须更换在文件夹属性对话框中的窗体名字。）然后关闭正在工作的记录，打开一个新的记录。在第一次尝试时，你可能会得到一个信息说 Outlook 无法打开窗体。点“确定”并再打开一次新窗体。它就应该能以缺省输入打开了。

周六和周日：一天或两天？

Outlook 中缺省的月份视图是将周六和周日合为一栏。但你可以切换到分离显示状态。要找到这个命令，在日历中任何地方右击，选择“其它设置”。然后去掉“压缩周末”的选择勾。当然，也可以用同样方法把显示方式再改回去。这一设置也决定了打印时是六栏形式还是七栏形式，

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分享到小心中断的日期

如果你在 Outlook 联系人中选择“详细信息”标签，你会看到“生日”和“纪念日”字段。这里输入的日期会作为循环事件自动插入到你的日历中。（你不需要知道某人出生年份，只要日期。）但是，这个功能在 Outlook 2003 中无法正常工作。下面作一个快速测试：

建立一个新联系人名叫小莉，用今天的日期作为生日，保存记录。然后将名字改为小红，再保存记录。最后将生日改为三天以后（就好象第一次输错了，这次改回来），也保存记录。如果你在 Outlook 中做这件事，得到的是一个日期项，而且非常正确。在联系人的“便笺”字段里还会有一个链接对象，你可以删除这个对象，将这一事件从日历中去掉。

但在 Outlook 2003 中，你会发现每次输入的记录都单独保留了一份，并且在“便笺”字段处没有链接对象。你必须在日历中寻找每个输入项，或者到“活动”标签里让 Outlook 去寻找。但是，没有办法解决这个问题。我们只能警告你小心，因为这些输入项都是循环的。如果你没有清除被改掉的旧输入项，它们会年复一年地显示出错误的姓名和日期。

邮件存档

随着邮件在收件箱中不断积累，你的 Outlook 数据文件也会变得很大。这会吃掉系统资源，增加 Outlook 装入所花时间。如果你不想删除邮件，最好把它们存档。一个存档的方法是用“文件” “存档”命令，填好“存档”对话框中的选项，然后点“确定”。另一个简单的办法是创建第二个数据文件。从 Outlook 主窗口中，如果你已经有一个存档文件时，选择“文件” “打开” “Outlook 数据文件”，如果没有则建立一个，用“文件” “新建” “Outlook 数据文件”。

如果你使用的是 Outlook 2003，你会看到一个对话框，问是使用新的 Outlook 格式，还是用 Outlook 97 到 2002 的格式。第二个文件打开后，将你期望存档的文件夹或文件拖到第二个文件里，最后，关闭这个文件。还有一种办法是使用 Outlook 的自动存档功能。要为每个文件夹设定自动存档功能，右击该文件夹，选择“属性”及“自动存档”标签，然后按自己的要求设定选项。

按文本存档

当你要对旧的会话存档时，应考虑输出到文本文件，而不是发送到 Outlook 存档文件。因为文本文件占用空间较小，如果需要浏览或搜索时可以方便地用 Word 打开。要创建文本文件时，先选择要存档的邮件，然后选“文件” “另存为”。确认文件格式设定为文本，找到要存放的文件夹，输入一个文件名，选择“保存”。然后就可以把邮件从 Outlook 中删除了。

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分享到预览幻灯片

要在编辑中快速预览幻灯片，按住 Ctrl 键，并点击“幻灯片放映”菜单的“观看放映”。此时在编辑的幻灯片上方出现一个小的预览窗口，而不是普通放映时从当前幻灯片开始的全屏方式。如要编辑幻灯片并且实时看到更改的效果，可以改变 PowerPoint 的窗口尺寸，使预览窗口也可以同时显示在屏幕上。此时，任何修改都可以实时地显现在预览窗口中。

微移对象

要用鼠标将一个对象移动微小的距离是很令人烦恼的事，此时最好抛开鼠标使用键盘。只需选择你要移动的对象，然后用方向键朝需要的方向作移动。每按一次键，对象将移动 1/12 英寸(约2.1毫米)。

不同的背景

如果你想使某几片幻灯片背景与众不同，可以删掉选用的母版背景。首先选择要更改的幻灯片，然后点击“格式” “背景”，选中“忽略母版的背景图形”框，点“应用”。如果要一次选择多张幻灯片，到“视图”菜单中点击“幻灯片浏览”，然后按住 Ctrl 键并点选要修改的幻灯片。最后到“格式“菜单中重复以上步骤忽略原背景。

对准对象

你可以自动地置放一些对象，或使其与幻灯片上的其它对象对准（不需要用尺寸或网格）。按住 Ctrl 键点选这些对象。点击屏幕左下方的“绘图”按钮，并选择“对齐或分布”。在弹出菜单中选择一个选项，则所选对象将自动对齐或分布。

隐藏幻灯片

你可以建立一种幻灯片，它只是在放映需要时显示为参考内容。要隐藏参考幻灯片，到“幻灯片放映”菜单中选择“隐藏幻灯片”。记录下被隐藏幻灯片的号码。在演示的任何时候，你都可以输入它的号码然后回车，就可以跳到该幻灯片。

输入页号跳跃的方法对所有幻灯片都有效，不局限于隐藏的幻灯片。如果你有多个不连续的隐藏幻灯片，按 H 键可以跳到下一个。要返回演示的位置，右击幻灯片，选择“上次查看过的”。

还有一种方法，你可以在其它幻灯片中创建一个动作按钮来显示隐藏幻灯片。先选定一个置放动作按钮的幻灯片，点击“幻灯片放映” “动作按钮”，选择一个图标放在幻灯片上。动作按钮置放完成后，将显示出“动作设置”对话框。你可以选择用“单击鼠标”或“鼠标移过”作为触发器。下面选择“超链接到”并从下拉列表中选择“幻灯片…”。从幻灯片列表中选择一个隐藏幻灯片。在演示时，单击动作按钮就可以显示隐藏幻灯片了。

还可以用以上步骤在隐藏幻灯片中建立一个动作按钮，点击它将回到原来的幻灯片。

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