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提高办公效率 Word邮件合并技巧四则

2022-05-31 09:10:50 收藏本文下载本文

“偷拿西红柿”通过精心收集，向本站投稿了6篇提高办公效率 Word邮件合并技巧四则，下面就是小编整理后的提高办公效率 Word邮件合并技巧四则，希望大家喜欢。

提高办公效率 Word邮件合并技巧四则

篇1：提高办公效率 Word邮件合并技巧四则

“邮件合并”是Word的一项高级功能，是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一，但是大多数书上对“邮件合并”的介绍都很简单，如果按照书的上介绍去做，合并打印出的邮件并不能完全令人满意。教你几个邮件合并技巧，希望能帮你提高办公效率。

1．用一页纸打印多个邮件

利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是，打印时也要用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”，使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢？其实很简单，先将数据和文档合并到新建文档，再把新建文档中的分节符（^b）全部替换成人工换行符（^l）（注意此处是小写英语字母l，不是数字1）。具体做法是利用Word的查找和替换命令，在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”，在“替换为”框内输入“^l”，单击“全部替换”，此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。

2．一次合并出内容不同的邮件

有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致，但是有些地方有区别的邮件。如寄给家长的“学生成绩报告单”，它根据学生总分不同，在不同的报告单中写上不同的内容，总分超过290分的学生，在报告单的最后写上“被评为学习标兵”,而对其它的学生，报告单中则没有这一句，

怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件？这时就要用到“插入Word域”。在邮件中需出现不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。以“学生成绩报告单”为例，具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾，单击邮件合并工具栏中“插入Word域”，选择下级菜单中的“if…then…else(I)…”，在出现的对话框中填入，单击“确定”按钮。

有时可根据需要在两个文字框中写入不同的语句。这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。

3．共享各种数据源

邮件合并除可以使用由Word创建的数据源之外，可以利用的数据非常多，像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件内容都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在，邮件合并时就不需要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享，避免重复劳动，提高办公效率。

4．筛选与排序

用邮件合并帮助器中的“查询选项”，可以筛选记录有选择地进行合并，也可以在合并的同时对记录进行某种排序。工作时记住它们，可以提高你的办公效率。

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篇2：word文档合并技巧

首先强调一点，就是由于Word本身的强大功能，合并Word文档只要使用Word本身的功能就可以了，根本不必借助于第三方工具软件，

在Word这众多功能中，有三种功能可用于合并文档，即自动图文集、图文场和文件插入，其中尤其以插入文件操作最为简单方便，其次就是图文场功能。自动图文集用于合并文档，操作过程太麻烦，这里就不介绍了。

利用插入文件的功能来合并文档应该说，使用Word程序提供的插入文件功能来合并文档是一种最简单的方法，

合并文档的时候，首先打开第一个文档，然后将插入点定位到文档的末尾，再执行“插入→文件”操作可打开图1所示的对话框。

word教程

图1通过对话框中的列表找到要合并到当前文档中的文档双击，即可将整个的文档内容插入到光标所在位置。针对所有要合并起来的文档进行同样的操作，即可达到将多个文档合并起来的目的。

篇3：提高办公效率―Word 右键菜单

你见过特制的 Word 右键菜单吗？与通常不同的是，去掉了一些不常用的命令，增加了许多常用的如“打开”、“保存”、“替换”等Word命令，通过这样的“改造”，许多常见的操作就无需再点击菜单栏了，同时也能大大地提高我们的办公效率，神奇吧，那大家就跟我一起来看看吧。

操作步骤如下：

①右击工具栏，选择“自定义…”命令，弹出“自定义”对话框，单击“工具栏”选项卡，选中“工具栏”列表中的“快捷菜单”复选框，此时在屏幕上弹出“快捷菜单”工具栏，

②单击对话框中的“命令”选项卡，选中“类别”中“文件”选项，假设我们需要将“打开”命令放入到右键菜单中，只需按住右侧“命令”框的“打开”按钮，依次将其拖放到“快捷菜单”工具栏的“文字”按钮上，此时将弹出下拉菜单，继续按住鼠标左键不放，将其拖到“文字”子菜单的顶部再松开鼠标左键即可。

③类似地，我们可以找到“保存”、“替换”等命令并将它们拖入“文字”子菜单中。

④由于上述命令的拖入，使得Word右键菜单变得较长，在实际使用时要选择某命令(如“打开”)又不是很方便，因此我们可以根据实际情况去掉一部分不常用的如“同义词”、“超级链接”等命令，方法是将这些命令直接从“文字”子菜单中拖出即可。操作完成后，单击“自定义”对话框中的“关闭”按钮。

篇4：Word中邮件合并怎么使用

别说是使用，很多的朋友，甚至都不知道，Word中有邮件合并这个功能，这个技巧其实很实用，无论是在成绩单还是什么录取通知书的制作中，它都可以发挥很大的作用。

邮件合并效果

下面，以制作学校录取通知书为例，说明在Word中具体的制作步骤：

第一步：单击“工具”·“信函与邮件”·“邮件合并”，任务窗格·“邮件合并”。

第二步：在“选择文档类型选项区”中选定“信函”，然后单击“下一步：正在启动文档”。

第三步：在“选择开始文档”选项区。

选定“使用当前文档”，然后单击“下一步：选取收件人”，然后单击“创建”。

第四步：在图5上单击“自定义”，出现下面所示的“自定义地址列表”对话框，在上面修改、删除、添加字段名，然后单击“确定”。

第五步：在“新建地址列表”对话框，键入所需信息(记录)后，单击“关闭”，打开“保存通讯录”对话框。

第六步：在“保存通讯录对话框”上，选定路径及文件名后，单击“保存”，

第七步：单击“邮件合并收件人”对话框上，“确定”。

第八步：单击“下一步：撰写信函”。

第九步：在Word中撰写好信函。

第十步：将光标移至在需要插入处，单击上“撰写信函”选项区中的“其他项目”。

第十一步：在“插入合并域”对话框上，选定需要插入的域名后，单击“插入”。提示：每次只能插入一个域。

第十二步：下一步：预览信函”。

第十三步：单击“收件人”区域的按钮，可以逐个(在文档中)预览。如无问题，单击“下一步：完成合并”。

第十四步：在“合并到新文档”对话框上，选定保存的范围，如“全部”后，单击“确定”。所需的录取通知就全部制作完成。

提示：第四步至第七步的工作，是创建一个Access数据库文件，其中，包含一张名为：“Office_Address_List”的表，表中保存用户输入的记录。第十步和第十一步，是将该表中的字段域插入文档。生成(打印)邮件时，从该表中调用相应的数据。

如上所述，这个技巧虽然十分的使用，但是制作起来有点复杂，只有经常要使用的朋友，才能清楚的记住步骤发方法，如果办公需要的话，可以尝试用用。

篇5：Word ：邮件合并的方法

我们通常在Word文档上编辑好文档后，会把该文档发送给一些朋友，而在Word2007可以直接将编辑好的文档发送给多个人，很神奇吧，下面我们就要来讲讲邮件合并功能以及如何使用它的。

邮件合并功能的目的旨在加速创建一个文档并发送给多个人的过程，它甚至还能够自定义名字、地址以及其它的一些详细情况。

邮件合并功能

首先你需要做的事就是在Word中打开一个新建的文档。在Word 2007中，有一个专为邮件而设的选项卡。

1、先点击“邮件”选项卡，在此你就可以看到所有帮助你完成邮件合并的功能。

2、点击“开始邮件合并”。

3、选择你想要创建的文档类型——你可以选择创建信函、信封、标签(在每个标签中都有不同的地址)等等。

4、选择“选择收件人”，在此有很多可用选项：你可以选择使用现有列表(就像Excel中的工作表一样，分别列出名字、地址以及电话号码)，从Outlook联系人中选择或是键入新列表，

5、插入合并域——这表明你可以在每个不同的域中插入你想要包含的东西。例如，我所选择插入到我的信函中的域包括像名字、姓氏、地址、县市等等。

6、接下来你可以预览结果，确保所有的东西都依照你想要的方式。所显示的是在收件人信息导入文档中后，文档的样子。

7、当所有的东西都已经依照你的想法设置完毕，你就可以点击“完成并合并”。在此，你具有很多选项。第一个就是能够让你编辑单个文档。如果你选择这项，它就会为收件人列表中的每个条目创建独立的页面。如果需要的话，你就可以进行任何编辑。第二个选项能够将文档打印出来，最后一个选项就能够让你将每个页面作为一封电子邮件发送出去。

邮件合并是办公中最为实用的功能，可以批量地发送邮件。在生活中，贺卡、请帖等的批量发送也是非常实用的。而在开始操作之前，还提供了使用向导。相信大家经过以上的学习了解，一定会好好利用它的。