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公文立卷、归档制度

2023-09-01 08:45:20 收藏本文下载本文

“我不划水”通过精心收集，向本站投稿了13篇公文立卷、归档制度，下面是小编为大家整理后的公文立卷、归档制度，仅供参考，欢迎大家阅读，希望可以帮助到有需要的朋友。

公文立卷、归档制度

篇1：公文立卷、归档制度

。各科室兼职档案员应当在档案室指导下，按要求将公文原稿、正本和有关材料整理立卷。联合行文，由主办部门负责立卷归档，其他部门保存复制件。

2、归档范围:凡是本机关办理完毕的具有保存价值的各种形式和载体的文件材料、统计报表、录音、录像、照片(包括底片)等均应归档。个人不得保存应当归档的'各种材料。

3、归档时间：办理完毕的文件，应当第二年6月底以前经过整理立卷送交档案室归档。逾期不交者，责任自负，

4、归档的各种材料应收集齐全、完整。各科室与档案室在交接案卷时，双方要认真清点核对，并严格履行交接签字手续。

篇2：公文立卷、归档制度

公文立卷、归档制度

1、根据《档案法》和有关规定，公文办完后。各科室兼职档案员应当在档案室指导下，按要求将公文原稿、正本和有关材料整理立卷。联合行文，由主办部门负责立卷归档，其他部门保存复制件。

2、归档范围:凡是本机关办理完毕的具有保存价值的.各种形式和载体的文件材料、统计报表、录音、录像、照片（包括底片）等均应归档。个人不得保存应当归档的各种材料。

3、归档时间：办理完毕的文件，应当第二年6月底以前经过整理立卷送交档案室归档。逾期不交者，责任自负。

4、归档的各种材料应收集齐全、完整。各科室与档案室在交接案卷时，双方要认真清点核对，并严格履行交接签字手续。

篇3：立卷归档制度

立卷整理归档制度

一、文书立卷整理是机关文书工作的一项基本制度。本所文书立卷工作由内勤人员进行负责。

二、本所档案应编制整理类目，认真执行档案管理办法规定。

三、档案质量应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件的.有机联系，区别不同价值，一事（问题）一件，便于保管和利用。

1、归档文件、材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，字迹模糊或易退变的文件应予以复制；

2、归档文件以件为单位，一般以每份文件为一件，文件正本定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件，转发件与被转发件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件；

3、盒内文件材料应按先批复后请示，先正件后附件，先印件后定稿的次序排列；

4、盒卷内文件应除去金属物，已破损的应予以修整，托裱整齐，逐件用缝纫机装订并依次编页号或件号；

5、填写盒内目录和备考表应符合有关规定，用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰；

6、声像档案应用文字标出摄像或录音对象、时间、地点中心内容和责任者。

7、实物档案应用文字标出授奖单位、获奖名称、日期、单位和载体种类；

8、会计档案由财务部门收集齐全，按照会计凭证、会计帐簿、会计报表分类整理立卷，装订成册，并在每册封皮上注明保管期限，在财务部门管理一年后移交档案室，并编写会计档案案卷目录和移交清单一式两份；

9、基建档案由基建部门收集整理，按分类组合案卷编制目录和移交清单一式两份，工程完工验收后移交档案室；

四、文书书写要求

1、书写材料应用碳素墨水、蓝黑墨水，除特殊行业规定外不能使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸等。

2、文字书写一律从左至右横写。

篇4：立卷归档制度

立卷归档制度

立卷归档工作是文书处理过程的最后环节，是档案工作的基础，为了使案卷更好的利用，发挥其作用，便于管理和查找，特作如下规定：

一、归档时间：各部门要在每年12月份把文字材料，移交本机关档案人员。二、归档要求： 1、凡是本机关在贯彻执行党的路线、方针、政策和年度工作活动中形成的各类文件材料都应归档立卷。2、归档的文件材料，应保持它们之间的.历史联系，并根据其性质区分保存价值，分类整理，确定保管期限立卷。案卷标题简明确切，以便保管和利用。 3、具有永久和长期保管价值的案卷内“备考表”必须按要求填写。 4、对需要归档的案卷，在装订必须认真检查。园珠笔、铅笔、复写纸的材料一律不得归卷，有者必须用钢笔重新抄写或复印。装订做到结实、整齐、美观，便于长久保管。 5、每年的文件材料，要在第二年的四月末前装订成册。

篇5：立卷归档制度

立卷归档制度

一、归档范围：凡是本单位在工作中直接形成的`具有查考利用价值的各种文字材料、图表、帐簿、声像等均属归档范围，并严格按照“三合一”制度规定的归档范围执行。

二、归档时间：管理文件在第二年五月以前立卷归档，本单位专业文书在办理完毕后立卷归档。基建工种全套材料在完工后及时归档，会计核算材料由财务人员按要求装订成册，保管一年后交档案室归档，形成的声像材料、实物随时归档。

三、归档要求：归档的文件材料必须齐全完整，档案类别层次分明，保管期限划分准确，卷内文件排列有序；案卷题名简明确切。封面填写工整；装订案卷牢固，档案入库案卷规范统一。

四、归档份数：一般归档一式三份，重要的和利用频繁的适当增加归档份数。

五、归档手续：移交（接收）档案时，要认真履行交接手续，填写档案移交（接收）登记簿，接受双方签字，以示负责。

篇6：文书档案立卷归档制度

文书档案立卷归档制度

(一)总则

第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。

第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

(二)文件材料的收集管理

第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。

第七条各部门专(兼)职文书的职责：

1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

(三)归档范围〖ht〗

第八条重要的.会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第十一条本公司的请示与上级机关的批复。

第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。

第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十四条信访工作材料。

第壹拾伍条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第壹拾陆条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十八条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

(四)平时归卷

第十九条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。

第二十条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。 (1)(2)

第二十一条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。

第二十二条专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。

(五)立卷(案卷质量要求)〖ht〗

第二十三条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。

第二十四条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第二十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十六条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷;绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

第二十七条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文的，放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

第二十八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第二十九条卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。

第三十条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。

第三十一条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

第三十二条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

第三十三条案卷的装订和案卷各部分的排列格式：

案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

第三十四条案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

第三十五条本制度自印发之日起实施。

『 1 』『 2 』

篇7：学校档案立卷归档制度

为了进一步加强对档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据上级有关法律法规，结合我校档案工作的实际，制定本制度。

一、立卷归档职责

1、学校综合档案室负责指导学校各部门的立卷、归档工作。

2、各单位、各部门要将档案工作纳入本单位、部门工作职责范围。确定一名负责人分管此项工作，指定一至二名专(兼)档案人员，负责本单位、本部门档案的收集、整理和移交工作，做到每项重要工作或具有保存价值的材料，都要有完整、准确、系统的归档保存材料。

3、各单位、各部门对档案工作应做到“三纳入”、“四同步”。“三纳入”即纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围，“四同步”即在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

4、凡对科研成果、基建工程等进行鉴定、验收、评审时，有关单位必须通知并会同档案部门对应归档的文件材料进行审查、验收、签署意见。

5、各单位、各部门在公共活动中形成的具有保存价值的文件材料，必须按规定向学校档案室移交;凡个人在从事教学、科研、党政管理等活动中形成的各种载体的文件材料，也要按规定向校综合档案室移交，集中管理。

6、由几个单位合作完成的项目，由主办单位负责立卷归档，其他单位协办。

7、临时机构产生的档案资料，应于该机构撤销前，由兼职档案员整理立卷，按规定移交档案室。

二、立卷归档范围

学校在不同历史时期的教学、科研、党政管理及其他各项社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均属归案范围，文件材料的归档范围分为十大类：

1、党群类：主要包括党群部门在工作中形成的文件材料。

2、行政类：主要包括行政职能部门(教学管理、科研、基建、设备、外事、财务等部门除外)在工作中形成的文件材料。

3、教学类：主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

4、科学研究类：主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料

5、产品生产与科技开发类：主要包括学校自行研制的产品、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

6、基本建设类：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的`文件材料。

7、仪器设备类：主要包括仪器设备工作各个环节中形成的文件材料。

8、外事、出版类：外事主要包括外事工作管理和外事活动过程中形成的文件材料;出版主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

9、财会类：主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

10、人事档案：主要指通过人事部门(含组织、干部、劳资等其他管理部门)收集的个人经历、学习经历、干部任免、党团材料、工作调动、工资调整、鉴定考核、先进模范审批表等材料。归档的文件材料包括纸质，照(胶)片、光盘、录像带、录音带、幻灯片、实物等各种载体形式。

三、立卷归档时间

1、党群、行政类文件材料在次年3月底前归档。

2、教学活动类文件按学年(综合管理部分按年度)归档，每年9月份前将教学计划、学生成绩总表、学生登记表、学生异动情况表、招生、毕业情况表等文件材料归档。招生工作文件材料可根据情况延续到次年的3月底前归档。

3、科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成或通过鉴定验收后两个月内归档。

4、仪器设备档案在设备安装后一个月内归档。5、外事档案在每次活动结束后，把有关文件、资料、音像载体材料等汇总，整理后于次年六月底前归档。6、出版物档案在次年三月底前归档。7、财会档案由原单位保管两年后归档。 8、人事类档案根据工作需要可随时归档案。四、立卷归档要求

1、归档的文件材料一律用钢笔书写或是打印的文字。严禁用圆珠笔、铅笔、复写纸草拟和签发。用纸要规范，破损要裱糊，对于不合乎要求的档案，档案室有权不予接收。

2、实行文件材料部门、课题组立卷制度。各单位由立卷人按文件材料的形成规律，加以系统整理组卷、编排页号、填写卷内目录、拟写案卷标题等，交本部门专(兼)职档案人员检查、装订后，向学校综合档案室移交归档。每一案卷厚度不得超过1cm。

3、归档材料中有电子稿的档案材料，须将电子稿文件存贮到光盘上后与纸质材料一并归到档案室。

4、各单位、部门的档案由本单位、部门兼职档案员整理立卷，按规定移交综合档案室集中统一管理，并办理交接手续。按档案移交规定填写移交清单。

5、档案室接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名或盖章。

篇8：食品药品监督行政处罚文书立卷归档制度

一、总则

第一条食品药品监督行政处罚文书，是实施行政处罚活动的真实记录，反映了食品药品监督行政机关执行食品药品监督管理法律法规等部门法律和行政处罚法等基础法律的基本职能，必须严格按照食品药品监督行政处罚文书立卷的要求，做好立卷归档工作。

第二条食品药品监督行政处罚文书，根据案件办理年度、适用程序，坚持一案一号的原则，单独立卷。一个案件从收案、结案到归档保管以及所有的法律文书和公文、函电，都使用收案时编定的案号。听证的案件另行编号。

第三条食品药品监督行政处罚文书，必须用钢笔或碳素笔书写、签发，由经办案件的股室负责整理立卷归档，归档前由案件主要承办人负责立卷质量的检查。

二、材料的收集

第四条食品药品监督行政处罚收案以后，案件承办人员应立即着手收集本案有关的各种文书材料。在案件办结以后，要认真检查全案的文书材料是否收集齐全，发现法律手续不完备的，应及时补齐或补救，去掉与本案无关的材料，再行排列整理。

第五条卷内各种文书材料，一般只保存一份，重份的文书材料一律剔除。多余的处罚决定书，以备日后查考，可将其夹在已装订好的卷内。

第六条具有下列情况之一的来信，可以不立卷归档。(1)不属食品药品监督行政处罚范围，归口交办的人民来信;(2)答复

来信来访人向有关部门投诉的信件或记录;(3)询问一般法律手续问题的来信来访;(4)没有参考价值的信封;(5)内容、地址不清的申诉信件;(6)确系精神病人的来信。上述各项由相关业务部门处理。

三、材料的排列

第七条行政处罚文书材料的排列顺序，总的要求是，内部程序性文书按照倒序进行排列，证据性文书按照行政处罚程序的客观进程形成文书的时间自然顺序进行排列。

第八条简易程序行政处罚文书材料的排列顺序：(1)卷宗封面;(2)卷内目录;(3)处罚决定书;(4)现场检查笔录、检验报告书、调查笔录等证据材料(按时间顺序排列);(5)行政处罚结案报告;(6)罚款上缴收据复印件;(7)备考表;(8)卷底。

第九条一般程序行政处罚文书材料的排列顺序：(1)卷宗封面;(2)卷内目录;(3)处罚决定书(含没收物品凭证及清单);(4)行政处罚审批表;(5)案件调查终结报告;(6)重大案件集体讨论记录;(7)案件合议记录;(8)举报登记表或案件移送书;(9)立案申请表;(10)现场检查笔录、检验报告书等证据材料(按时间顺序排列);(11)先行登记保存物品审批表;(12)先行登记保存物品通知书;(13)先行登记保存物品清单;(14)查封扣押物品审批表;(15)查封扣押物品通知书(包括已经或可能危害人体健康的证据);(16)查封扣押物品清单;(17)行政处理通知书;(18)调查笔录等证据材料;(19)解除先行登记保存物品通知书;(20)解除查封扣押物品通知书;(21)行政处罚事先告知书;(22)陈述申辩笔录(或者陈述申辩材料);(23)送达回证;(24)没收物品处理审批表;(25)没收物品处理清单;(26)延期缴纳罚没款审批表(延期缴纳罚没款申请书);(27)行政处罚强制执行申请书(法院裁定书及相关执行文件);(28)行政处罚结案报告;(29)罚没款上缴收据复印件;(30)备考表;(31)卷底。

第十条行政处罚听证程序案件文书材料的排列顺序：(1)卷宗封面;(2)卷内目录;(3)处罚决定书(含没收物品凭证及清单);(4)行政处罚审批表;(5)听证意见书;(6)听证笔录;(7)听证告知书;(8)听证申请书;(9)听证通知书;(10)听证人员组成审批表;(11)案件调查终结报告;(12)重大案件集体讨论记录、案件合议记录;(13)举报登记表或案件移送书;(14)立案申请表;

(15)现场检查笔录、检验报告书等证据材料;(16)先行登记保存物品审批表;(17)先行登记保存物品通知书;(18)先行登记保存物品清单;(19)查封扣押物品审批表;(20)查封扣押物品通知书(包括已经或可能危害人体健康的证据);(21)查封扣押物品清单;(22)行政处理通知书;(23)调查笔录等证据材料;(24)解除先行登记保存物品通知书;(25)解除查封扣押物品通知书;(26)行政处罚事先告知书;(27)陈述申辩笔录;(28)送达回证;(29)没收物品处理审批表;(30)没收物品处理清单;(31)延期缴纳罚没款审批表;(32)行政处罚强制执行申请书;(33)行政处罚结案报告;(34)罚没款上缴收据复印件;(35)备考表;(36)卷底。

第十一条本办法第八条、第九条、第十条的规定中没有列举的法律文书材料，可以根据实际情况，按形成的顺序排列。

第十二条行政处罚案件文书材料为一卷装订，不分立正

卷、副卷。但是，案件合议记录、重大案件集体讨论记录、行政处罚决定书审批表等内部形成的'材料，未经局长批准不得向当事人及其委托代理人提供。

四、立卷编目

第十三条一个案件的文书材料经过系统排列后，要逐张编

号。卷宗封面、卷内目录、卷底、备考表不编页码。页码编在右上角，一律使用阿拉伯数字。字体要整齐、清楚。

第十四条卷内目录应按卷内文书材料排列顺序逐件填写，标明起止页码，字迹要工整、清晰。

第十五条卷宗封面所列的各个项目，用毛笔或钢笔逐项填写齐全，书写工整。其中结案日期填写处罚决定履行完毕日期。

五、卷宗装订

第十六条装订前要做好处罚文书材料的检查。对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制。装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边。纸面过小的书写材料，可加贴衬纸。纸张大于卷面的材料，按卷宗大小折叠整齐。对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件。外文材料应当译成中文附在后面。药品包装等原始证据材料，加贴衬纸，展开平放，并有当事人签字。需要附卷的信封要打开平放，邮票不要起掉。材料上的全部金属物都要剔除干净。

第十七条一个案件的文书材料，每卷以二百张为限，超过时应按形成的顺序分册订卷。

第十八条卷宗必须用线绳三眼至五眼装订牢固，不要漏订。长度应在十八公分左右。

第十九条卷宗装订以后，应检查文件材料有无漏订现象，然后在卷底装订线上贴上封纸，并用案件承办人员名章加盖骑缝。

六、归档

第二十条案件结案以后应在一个季度内归档。凡立卷不符合规定要求的，应重新整理。提出保管期限意见后，向本机关档案管理部门移交，并办好交接手续。

第二十一条归档的录音带、录像带、影片等声像档案，应在每盘上注明当事人的姓名、案由、案号，承办单位、录制人、录制时间、录制内容，并按形成顺序，逐盘登记造册归档。

第二十二条归档的证物，凡是能够附卷保存的，应装订入卷。不能附卷保存的，可拍照附卷，证物另行保管，待诉讼期满后，经领导批准可将不能附卷保存的证物销毁或处理。

第二十三条已归档的行政处罚卷宗，不得从卷内抽取材料。需要增添文书材料时，必须征得档案管理人员同意，按立卷要求办理，以保证卷宗的质量。

篇9：公文立卷的具体方法

灵活地运用“六个特征”和按文件的保存价值组卷，是公文立卷的基本方法。

①要选择最能体现文件之间紧密联系的共同特征组卷。

②灵活地结合运用文件的几个特征组卷。

③根据文件的主要特征，兼顾其他特征组卷。

④按文件保存价值组卷。

(二)归档。

1. 归档范围。

按照《档案法》及相关法规的要求，立卷归档的范围是:一是本机关产生撰写的指示、决议、请示、报告、计划、总结等。

二是本机关收到的重要文件、电报、内部事项、电话记录、会议纪要等。

三是下级报来的请示、报告;上级对本机关工作的指示、批示、批复等。

四是本机关编印的出版物、图表、账簿等。

五是反映本机关活动的照片、录音、录像、影片等声像资料。

2. 归档时间。

《机关档案工作业务建设规范》要求，收集整理档案要在次年6月底以前，将前一年的文件材料立卷移交机关档案室。

3. 归档要求。

主要是指归档的质量要求。

归档质量总的要求是:遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同保存价值，便于保管和利用，

按照《机关档案工作业务建设规范》关于立卷归档的规格、归档时间、立卷归档的步骤等各项要求，高质量完成立卷归档工作。

4. 立卷归档步骤。

立卷归档步骤，也就是立卷归档程序，包括以下几个方面:①对立卷归档的文件材料进行全面检查，组立成卷。

②对卷内文件材料进行排列和编号。

③填写卷内文件目录和备考。

④填写案卷封皮与拟制案卷题名。

⑤案卷装订。

⑥编目归档。

案卷目录填写好以后，移交案卷时，移交人和接收人要对案卷进行清点检查，然后双方履行签字手续。

案卷目录和备考表一式二份，公文处理部门和机关档案室各执一份。

至此，公文处理部门最后完成了公文办理程序，案卷归档保管，公文转化为档案。

篇10：公文立卷的具体方法

立卷工作主要包括两项工作:分类和组卷。

分类是将机关产生的公文按照一定的特点分成若干部分，组合则是把每一小类的局部的公文，按照共同特点组成保管单位。

但二者又有相似之处:分类的方法主要是分析，分中有合，其分类结果是将具有不同特点的公文分别集合为不同类别;

组卷的方法主要是综合，合中有分;其结果是将具有共同特征的单份公文集合为一个集合体(案卷)。

一、分类方法公文的分类应该符合分类的逻辑原则，力求简明、严密。

每一分类层次上只能使用一个分类标准，也就是，将一大组公文划分成若干小组时，只能使用一个相同的标准，不允许同时使用几种标准。

通常，机关公文分类可以划分为四个层次:分年度--分组织机构--分问题--分保管期限。

(一)分年度即按照公文形成、处理的年度特征将同一年度的公文分为一类，不同年度的公文分为不同的类别。

在现行机关，其工作的计划、总结等都是按照一个自然年度来安排，将每年的1月1日~12月31日作为一个工作周期，

其工作周期中同步产生的公文，也自然而然就形成了以年度为单位的独立类别，因此，按年度分类，纵向地反映了机关工作的特点和逐年变化、发展的客观情况，有利于现行机关利用和归档之后其他机关的利用。

年度分类，要求根据公文准确日期归入相应的年度。

不同年度的公文一般不得放在一起立卷，否则，这会打乱公文的时序，给日后的查找利用工作带来极大的不便。

但是，由于工作的连续性，有时也会出现跨越两个或两个以上年度的公文，针对这类跨年度公文可采用的常规处理方法有:

1.回复性公文放在复文年度，如20xx年的请示与20xx年的批复，应将请示批复均放入20xx年立卷;2.规划性的公文，应放在计划或规划针对的第一年立卷，

如“20xx~20xx年科研工作规划”可以放在20xx年立卷;3.总结性的公文应放在其内容针对的最后一年立卷;如20xx年完成的“19xx~20xx年×××项目财务决算”应放入20xx年;

4.会议公文，放入召开会议的年度;5.规范类公文，应放人公文针对的第一年;6.两项内容的公文，归入主要内容针对的年度，如“20xx年工作总结及20xx年工作安排”，可视内容侧重归入相应年度。

(二)分组织机构即按机关的内部组织机构进行分类立卷。

机关中组织机构的框架，是根据本机关的职能设立的，每一个部门又有各自相对独立的职权、职责，由各部门自身产生或承办的公文在内容性质上也就是相对独立的一个类别。

在一个年度内，按照内部各组织机构分类，自然能够保持公文之间内容上的主要联系，有利于专题查找和利用档案。

根据国家有关规定，我国党政档案实行统一管理的原则。

因此一个机关一个年度内的公文按照组织机构标准分类的步骤是:将公文分成党、政、工、团等四大类别;在四大类别中每一类别再按组织机构继续分类。

这种分类的结果，使一个机关的党、工、团等组织的公文与各行政、业务部门的公文分开，文秘部门(办公室)的公文与业务部门的公文分开，

各内部机构的公文也相互分开，各自形成不同的类别，按组织机构的性质从各个方面层次清楚地反映整个机关各项工作活动的历史面貌。

在按组织机构分类时，要注意把握好立卷点的深度，一般不要将立卷点确定在最基层的执行层，而应该根据文书工作的组织形式，将立卷点确定在能掌握本部门公文运转，控制本部门公文信息的机构层次上。

(三)分问题分问题，就是按照公文内容所反映的问题特征来划分类别。

问题分类，可以使性质、内容相同的公文相对集中，较好地保持同一问题公文之间的联系性，为利用者提供关于某一问题、事件或人物等的系统、完整的公文信息。

减少或避免了同一问题公文的分散现象。

在选用问题分类时，特别要考虑使用的机关对象和分类层次。

由于人们知识水平不同，认识事物的角度不同，对同一“问题”的看法各异，往往更多地掺入了个人主观成分在内，致使同一份公文产生的分类结果也可能出现多种归类，使分类时难以给公文准确定位。

因此问题分类的方法，适用于第三、四层次的分类标准，通常在组织机构分类下使用。

适宜在第一层次采用问题分类的，往往是一些内部机构设置比较简单或者不太稳定、机构分工不明确而且公文数量较少的机关。

一些大、中型组织机关，其内部组织机构较多且相对稳定，各部门职能相对独立，公文数量较多，应该采取先按组织机构分类，再接问题分类的方法，一般不要轻易打乱组织机构采取问题分类。

问题分类时应遵循问题的伸缩性规律。

每一个机构对本部门产生和处理的公文总是有主有从、有多有少，立卷时应根据具体情况，灵活掌握。

公文多时，可将一个大问题分解为几个小的具体问题;公文少时，又可以把几个具体的问题概括为一个大问题。

(四)分保管期限即按照公文的保存价值的不同，将公文划分成不同的类别。

分保管期限，通常是在同一个问题之下进行，一般不作为一个机关第一层次的分类标准。

保管期限，是根据各类公文客观存在的保存价值确定。

国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》将应归档公文的保管期限确定为永久、长期(16~50年)和短期(以下)三种期限。

这三种期限只是一个大致的规定，各个机关在具体的`工作中根据本机关的地位、职能和业务活动等客观情况，制定出更加详细，准确的保管期限表。

篇11：公文立卷的具体方法

归档范围内的公文，不是杂乱无章的堆砌在一起，而是应当遵循一定的归档原则，即根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，

要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

公文立卷的原则包括联系原则、完整原则、保管原则、利用原则。

立卷时，不坚持联系原则，就无法顺利的查找到需要的公文，也就无法为利用者提供有效的服务;不坚持完整原则，公文的内容或形式残缺不全，

显然不能维持公文之间的有机联系，无法全面反映本机关的工作活动，也就无法实现利用的目的;不坚持保管原则，

公文的物质载体和信息内容容易遭受各种物理和化学等因素的破坏，影响公文的可读性、保存寿命的长久性，就谈不上公文的联系、完整和利用;而不坚持利用原则，

有机联系的归档公文无论保管得多么完整齐全，都无法实现公文立卷根本目的，立卷工作也就毫无意义。

因此，以上原则之间是相互联系、彼此制约的辨证关系，前三个原则是利用原则的基础，利用原则是前三个原则的最终归宿，只有正确运用这些原则，才能做好立卷工作。

一、联系原则

联系原则，即遵循公文材料自然形成的规律和特点，按照公文材料之间的有机联系进行立卷工作。

从公文产生的过程来看，机关公文都是随着一定的职能活动的开展而逐渐产生的。

可以说，各种管理活动的过程就是公文一份份同步产生的过程。

一项管理活动的从开始到结束的过程，就是有关该项活动的公文从无到有的“自然生长” 的过程，前一份公文引申出后一份公文，而后一份公文又接续着前一份公文，这样，逐渐累加而成大量的公文。

因此，公文之间存在一种围绕本机关职能活动而展开的内在的“天然”联系，这就是公文形成的自然规律和特点。

在公文立卷时，人们不能随意割断这种联系，必须遵循公文形成规律和特点，保持公文之间的联系，才能够维护机关活动的历史面貌。

从利用者的利用特点来看，利用者需要全面、系统的公文材料。

公文的查考凭证作用往往不是单份公文能决定的，而是在与别的公文的相互联系中来体现。

只有提供反映机关历史发展的来龙去脉的有机联系的原始记录，才能使利用者在联系中从整体上去观察、分析研究事物，才能揭示事物的本质特征。

目前本机关以及社会各领域对公文和档案的这种利用趋势，客观上要求各机关在公文立卷时，自觉地保持公文之间的联系，使所立案卷成为系统、有序的有机整体，使之有规可循，方便检索和提供利用。

坚持公文立卷的联系原则，按照历史的本来面貌收集、整理一个机关、一个单位形成的公文，保持一项工作或工程、一个问题、一个人物、

一个案件、一次会议形成公文的联系性，是实事求是地尊重历史事实形成的客观性;人为地割断公文之间的联系，就会给本机关或社会各类利用者的查找利用工作带来混乱和不便。

二、完整原则

完整原则，即保证归档公文在内容和形式上的齐全完整。

公文信息内容是指公文所表达的发文作者的思想和意图，它是归档公文价值的客观基础，一经形成，就不允许任意改动，应忠实地保存其原文原意，

即使原公文中有错误，这种错误也反映了发文机关当时当地的意图，应尊重事实本身面貌;公文形式主要指其外在格式、制成材料与制成技术形态、处理标记、

印章等的形式，客观地反映了公文形成时的社会状况、生产力水平等多种因素，都应准确予以保存。

公文内容与其形式是有机整体，内容决定形式，形式表达内容，因此要保证归档公文的完整，必须保证这两个方面的完整。

篇12：公文立卷的方法

公文立卷的方法

公文立卷就是按照公文的特征和联系将若干具有共同点和联系密切的公文组合成有机联系的集合体的活动。从公文的组成结构中概括出来的为所有公文都共有的共同点，如作者、内容、地区等，是立卷工作的依据。立卷工作主要包括两项工作：分类和组卷。

分类是将机关产生的公文按照一定的特点分成若干部分，组合则是把每一小类的局部的公文，按照共同特点组成保管单位。但二者又有相似之处：分类的方法主要是分析，分中有合，其分类结果是将具有不同特点的公文分别集合为不同类别；组卷的方法主要是综合，合中有分；其结果是将具有共同特征的单份公文集合为一个集合体（案卷）。

一、分类方法

公文的分类应该符合分类的逻辑原则，力求简明、严密。每一分类层次上只能使用一个分类标准，也就是，将一大组公文划分成若干小组时，只能使用一个相同的标准，不允许同时使用几种标准。通常，机关公文分类可以划分为四个层次：分年度――分组织机构――分问题――分保管期限。

（一）分年度

即按照公文形成、处理的年度特征将同一年度的公文分为一类，不同年度的公文分为不同的类别。在现行机关，其工作的计划、总结等都是按照一个自然年度来安排，将每年的1月1日～12月31日作为一个工作周期，其工作周期中同步产生的公文，也自然而然就形成了以年度为单位的独立类别，因此，按年度分类，纵向地反映了机关工作的特点和逐年变化、发展的客观情况，有利于现行机关利用和归档之后其他机关的利用。

年度分类，要求根据公文准确日期归入相应的年度。不同年度的公文一般不得放在一起立卷，否则，这会打乱公文的时序，给日后的查找利用工作带来极大的不便。但是，由于工作的连续性，有时也会出现跨越两个或两个以上年度的公文，针对这类跨年度公文可采用的常规处理方法有：

1．回复性公文放在复文年度，如XX年的请示与XX年的批复，应将请示批复均放入XX年立卷；

2．规划性的公文，应放在计划或规划针对的第一年立卷，如“XX～XX年科研工作规划”可以放在XX年立卷；

3．总结性的公文应放在其内容针对的`最后一年立卷；如XX年完成的“～XX年“秘书工作”项目财务决算”应放入XX年；

4．会议公文，放入召开会议的年度；

5．规范类公文，应放人公文针对的第一年；

6．两项内容的公文，归入主要内容针对的年度，如“XX年工作总结及XX年工作安排”，可视内容侧重归入相应年度。

（二）分组织机构

即按机关的内部组织机构进行分类立卷。

机关中组织机构的框架，是根据本机关的职能设立的，每一个部门又有各自相对独立的职权、职责，由各部门自身产生或承办的公文在内容性质上也就是相对独立的一个类别。在一个年度内，按照内部各组织机构分类，自然能够保持公文之间内容上的主要联系，有利于专题查找和利用档案。

篇13：学校文书档案立卷归档办法全文

第一章总则

第一条根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局关于《档案工作业务建设》、《文书档案案卷质量标准》等有关规定结合学校实际情况，特制定本办法，

第二条档案是党和国家的宝贵财富，是维护学校历史的真实面貌、提高学校工作效率、工作质量必不可少的条件。为了有效地保护和利用档案，必须认真地做好档案的收集、整理和管理工作，使应归档的文件材料达到齐全、完整。

第三条文书的立卷、归档工作是文书处理部门工作的组成部分，是学校档案工作的基础和来源。学校各部门应把文件材料的形成、积累和归档工作列入本部门的岗位责任制，纳入管理人员的职责范围。

第四条学校档案室，对本校各文书处理部门的各种文件材料的收集、整理立卷归档工作进行监督和指导;各部门要定期向校档案室归档，由校档案室统一集中管理;任何科室和个人不得长期保留应归档的文件材料，更不能据为己有。

第二章归档范围

第五条学校各部门，凡是在工作活动中形成的，办理完毕的各种门类和载体的、具有查考价值的文件材料(收文、发文、内部材料)、电报、电话记录、会议记录、值班记录、来访记录、统计材料、出版物和原稿、主要领导人的工作笔记和照片、影片、录音带、录像带等均属归档范围。重点：1.本校或本部门自己形成的文件材料。2.上级机关、下级机关及其他机关针对本校主管业务有密切联系的文件材料。

第三章立卷单位及任务

第六条学校各部、室、科、工会、团委等均属立卷单位。

第七条立卷单位应本着归档文件材料齐全、完整、系统、科学的原则，将本部门承办完的文件材料统一分类，完成组卷、编写张号、案卷目录、装订等工作，统一向档案科归档。

第四章立卷的原则、方法、要求

第八条遵循文件材料的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系、正确区分不同价值，便于保管和利用。

第九条立卷方法、按照本单位(部门)的职责范围编制的案卷目录，应以问题为主，兼顾作者、名称、时间等特征，联系要紧密，组合要适当，问题要单一。类型要鲜明，年度不混，保管期限要准确，便于查找利用。

第十条组卷按其特征逐项分开

1.按年度分，将文件按其形成或针对的年度分开。在分年度时，应注意：①连续若干年的长期规划、计划、统计、报表，放在形成年度;②连续若干年的.总结，放在所针对的最后一年;③紧密连在一起的上一年度总结和下一年度计划，放在形成年度或总结、计划针对年度各放一份;④跨年度的案件材料，信访材料，放在结案年度;⑤请示与批复不属同一年度的分别放在各自形成的年度，并在各自所在的案卷内目中相互注明;⑥跨年的一个问题的来往文书，可参照请示与批复的办法做，

2.按级别分。将文件按其作者与学校之间的隶属关系，分成上级、本级、同级、下级，然后将其中与本校有关的文件放在一起。

3.按机构分，将文件按其产生或承办单位分开。

4.按问题分，将文件按其所反映的问题分开，一个涉及若干问题的文件，在分类时，一是按文件能反映的主要问题分，二是有重要问题的，又有重份文件可在所涉及问题内各放一份。

5.按期限分，将文件按不同的保管期限分开。

对于不能和文件放在一起的录音带、录像带等，要统一整理，分别存放，并注明存放地点。

6.在合卷时应注意：①一般按单一问题组合，同一问题的请示与批复、转发件与原件应组合在一起。②会议文件，根据文件的多少，可以一会一卷，或数会一卷，文件多时也可一会数卷。③统计、报表、名册等一般同一种格式、名称或同一地区的组合一卷或数卷。当文件特别少时可几种格式或几个地区的组成一组。④工作计划、总结等文件，一般可按作者或名称组合在一起。⑤案件材料，可一案一卷或数卷，总之要以问题为主，兼顾作者、名称、地区等特征来组卷。

7.卷内文件的排列，在正常情况下，批复在前，请示在后;正件在前，原件在后;案件材料结论性材料在前，依据性材料在后;其他文件按重要程度或形成时间先后排列。

第十一条各文书处理部门，应根据本单位(部门)编制的案卷类目，做好平时的立卷工作。

第五章填写卷内目录、编页号、备考表

第十二条按卷内目录要点，逐项逐件填写，做到不漏、不重复，书写力求工整，统一用兰黑红岩墨水或碳素墨汁填写，禁用圆珠笔、彩色笔、红墨水等易褪色工具填写。卷内文件凡有文字和图表的画面，应一面编写一个页号，空白面不编号，页号的位置在文件的左上角。

起止页号，除最后一份文件需填写起止页号外，其余的文件只填写首页号。

第十三条卷内文件有缺损、修改、移出、销毁等情况，由立卷人填入备考表，同时立卷人要签名和填写立卷时间。

第十四条立卷人应按六个特征拟写案卷标题，案卷标题一般由作者、问题、名称组成。标题必须简练、概括、准确、便于提供利用。

第六章卷面的书写和案卷的装订

第十五条封面上的所有项目，必须认真填写，书写要工整，统一用毛笔、墨汁书写，标题文字排列要规范化。

第十六条装订案卷时，首先去掉文件材料上的金属物，对破损的文件要进行修补、裱糊，纸张大小不统一的，应按标准公文(16开页)加宽、加长，对于易褪化的永久保管文件要复制，装订时做到不漏装张页，不订在文字上，总之要使案卷结实、整齐、美观。

第十七条经过装订、分类、排列、编号(用铅笔编临时顺序号)的案卷、顺序、填写移交清单一式两份。一份留本单位使用，一份随档案交档案室，交接双方履行手续。

第十八条立卷单位向校档案室移交档案的时间是第二年五月底以前(教学档案可按教学年度)，无特殊情况一般不能延期。