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会议邀请范文

2024-02-04 07:58:22 收藏本文下载本文

“maymay”通过精心收集，向本站投稿了15篇会议邀请范文，下面是小编帮大家整理后的会议邀请范文，希望对大家的学习与工作有所帮助。

会议邀请范文

篇1：会议邀请

尊敬的领导：

为号召全体同学以积极向上的精神面貌投身到学习当中，同时进一步丰富校园文化生活，营造活跃的校园文化氛围，提高大学生的艺术设计水平和动手创新能力，我院团委承办了第三届狮山大学园区文化艺术节系列之“风筝大赛”。

此次比赛不但可以展现个人的风采，也在放飞风筝的同时，让学生放飞理想，放飞未来!如此精彩的风筝大赛，将在XXX年11月10日早上9点在南海东软学院体育场隆重举行，现特邀您的光临与指导!

篇2：会议邀请

****研讨会邀请函

尊敬的 ***：

您好!

***研讨会定于20**年*月**日—**日在****召开，诚挚邀请您参会。会议的有关事宜如下：

一、会议主题

二、主要论题

1.**面临的形势与任务

2.**建设与**的完善

3.**的经验总结

4.**队伍建设的主要措施与途径

5.**定位

6.**等**问题

7.当前**的热点问题

8.***相关**问题

三、投稿要求

本届**研讨会，接收与上述专题相关的、未公开发表的论文与研究报告。

篇3：会议邀请

亲爱的何雨教授：

您好!我们定于XX年7月2日在北京大学举行英美文学学术会议，想邀请您届时参加。

会议免费安排食宿，往返机票自理。

XXX

XXXX年XX月XX日

篇4：会议邀请通知

尊敬的家长：

为了使家长更好地参与学校教育教学管理，家校共同培养学生的健康成长，经学校研究商定：召开家长委员会会议。具体安排如下：

一、时间：20xx年5月16日（星期二）下午2:00—4:00；

二、地点：我校支部活动室

三、参加人员：xxx、xxx家委会成员

四、主持人、新闻稿撰写和材料归档：xxx

五、拍照、会标书写、电子屏欢迎标语：盛立青蒋秋霞张丽君

六、后勤保障（35瓶矿泉水）：xxx

七、车辆安排：xxx

八、流程：

1、xxx老师宣读家委会名单

2、四位校长向家委会成员颁发聘书

3、xxx副校长介绍学校概况、家委会职责等。

4、家长代表发言。

5、xxx校长讲话。

篇5：会议邀请通知

新媒体部领导及同事：

由于本月是我公司工作质量监督月，我想邀请公司新媒体部门领导和部门同事参加会议。会议主要讨论部门未来的发展方向、部门同事工作月的总结和报告，以及同事之间的'互动和学习，以促进部门的未来发展。

会议时间：20xx年8月7日

会议地点：16层会议室

会议主要内容：部门主管PPT演讲，各部门同事本周工作汇报总结。部门领导发表了总结性演讲。

会议人员：部门领导，各部门同事。

相关要求：会议期间不要拿出手机，会议期间不要拿出零食，不要与部门同事交谈，遵守会议期间的纪律。所有参与者必须按时出席，不得请假。我希望你们能互相告诉对方！

篇6：会议的邀请应该怎么办？

会议的邀请应该怎么办？

不管什么样的会议，主办者都希望适宜的对象(客户)参加，所以会议策划者一定要重视会议的邀请。通常情况下，邀请包括3个程序：

a、信息发布

b、回执处理

c、确认通知

信息发布

从媒体上分，邀请有以下几种形式：

印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)

电子邮件

印刷媒介公告

电子媒介公告

信息发布的内容通常包括：

主题

时间

地点(暂定或者候选)

主要议程及安排

费用标准等

有些还附送会议企划书，目的是让与会者了解参会的'意义及对会议的期望。

回执处理

对于主办者来说，回执是对会议策划活动成功与否的判定标志之一。

回执单的设计非常重要，应当做到合理、圆满，通常包括如下信息：

a、明确的人数

b、职务

c、性别

d、联系方式

e、预计到达目的地时间

f、迎送要求等

回执收到后，通常需要统计、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志)，接下来需要做的就是资源分配――主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。

回执可以有多种形式，如：

a、传真

b、信函

c、电子邮件

d、网路回执

e、电话

需要指出的是，如果会议和条件允许，应该在回执中考虑到与会者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等。

确认通知

如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出确认通知。

同时发出的应该还有：

a、会议的确切地点

b、时间

c、议程

d、签到程序

e、会展注意事项等。

会议通知有哪几种方式？

会议通知的方式各种各样，其主要方式有：

a、口头通知

b、电话（传真）通知

c、书面通知

d、电子邮件

口头通知

这种方式最突出的优点是快捷、省事，适合于参加人员少的小型会议。

电话（传真）通知

大多数会议都采取这种方式通知。以电话（传真）为媒介传递信息，快捷、准确、到位，一般情况下，成本也不高。当然，以这种方式传达通知时，会务人员必须作通知情况书面记载。

书面通知

篇7：学术性会议主持词及会议邀请涵

春季复工动员会

各位工人师傅，项目部全体职工：

大家早上好！

今天，我们在这里举行金昌市热电联产（2×300MW）主厂房工程“春季复工动员会”，通过今天动员会，希望我们全体参建职工履行好各自的职责，确保各项指标顺利完成。今天的会由我主持，

第一项：有安全生产部梁部长宣读金昌发电公司《安全工作要点的通知》

第二项：有安全生产部王工宣读《项目部安全奖罚制度》第三项：由项目经理石宏伟做全面工作部署及总结

今天，我们的管理人员已经全部就位，工人师傅也陆续到岗，望我们项目部全体管理人员和作业队伍能严格操作规程，确保工程进度，严控工程质量，狠抓安全生产，树一建品牌，创优质工程，确保实现工程按期交工、发电，为金昌市热电联产工程建设做出我们的应有贡献。

主持人：史将奎

会议议题：

一、请

二、请金昌电厂项目部副经理郭想军同志做动员讲话；

三、请金昌电厂项目部副经理、汽机区域负责人张宝珠同志

代表区域发言；

四、请金昌电厂项目部作业班组代表岳兴龙同志代表竞赛

班组发言

五、请工程公司党支部书记、工会主席隋根林同志讲话

六、请甘肃电投金昌发电有限责任公司同志讲话

动员大会主持词

各位教官、各位老师、各位同学：

大家上午好!

今天，我们在这里拉开了xx-xx级新生军训活动的序幕。我谨代表校领导和全体师生员工，向前来参训的教官们表示崇高的敬意!向辛勤工作的全体教职工、班主任表示衷心的感谢!祝同学们昂首阔步走向军训生活!

同学们，初中生活是充实美好的，同时又是无比艰辛的。初中有着更为丰富的学习内容，初中有着更加严格的纪

律要求，这里的学习强度更高，竞争更激烈。所以，要想适应初中生活，就必须拥有健康的体魄、坚定的毅力、执着的追求、迎难而上的勇气和永不言败的斗志。为此，我们安排了为期六天的军训，它能够培养我们艰苦奋斗和吃苦耐劳的优良品质，激发和彰显我们的集体意识和团队精神，使我们更好地感受集体生活的真谛，领悟到一切行动听指挥、团结就是力量的意义，使自己的思想觉悟和行为方式都达到一个新的境界，从而以昂扬的斗志和焕然一新的精神风貌投入紧张而又充实的初中生活。因此，军训既是对我们意志力的一次磨练，也是对我们自信力的一次洗礼，它将成为我们成长历程中一段有着非常意义的宝贵经历。这次我们请到的教官全都政治过硬、本领高强、作风严谨、纪律严明，他们在各个方面都堪称楷模。相信同学在接下来紧张有序的军训中，会充分感受到他们的军人气质和人格魅力。

借此机会，我代表学校对这次军训提出几点具体要求：

第一，要有吃苦的准备，要有战胜困难的信心，以饱满的精神和乐观的态度参加军训，克服娇气，不怕苦，不怕累，战高温，斗酷暑。腰酸腿痛不叫苦，流血流汗不流泪，严格训练，力争取得优异的军训成绩。

第二、要发扬集体主义精神和爱国主义精神。军训就是要培养我们树立团结奋斗的观念，培养为集体增光添彩的意识，克服个人主义、小团体主义的不良意识，在军训中做到遵纪守法、团结互助、弘扬集体主义精神，爱国主义精神。

第三、要认真上好军训这一课，做到尊敬教官，服从命令，一切行动听指挥。军训中要向教官学习军事技能，更要学习军人的高尚品质，雷厉风行的作风、严明的组织纪律。希望同学们通过军训磨炼自己的意志品质，为三年的初中生活打下坚实的基矗

第四、要求参加军训的班主任、教职工为学生和军训教官做好各项服务和军训的保障工作，确保军训任务的顺利完成。

最后，再次对不辞劳苦、前来我校军训的全体官兵表示衷心的感谢，预祝本次军训取得圆满成功。

谢谢大家!

【扩展阅读篇】

主持词由主持人于节目进行过程中串联节目的串联词。

如今的各种演出活动和集会中，主持人往往成了主角，而主持人在台上所表演的主持词，则是集会的灵魂之所在。因此，主持词写作的成功与否，已经成为集会成功的关键因素之一。所以，每当举办演出活动或者集会时，主办者总是请人为演出或集会撰写主持词，由此可见主持词写作的重要性。如果把演出中各个单独的节目，比喻成散落的珍珠;那么，通过主持人的表演，用主持词将它们巧妙的串联在一起，则形成一条优美的项链，有珠联璧合之妙用，让各个节目都在同一的主题下发出夺目的光彩，使整个聚会活动获得成功。

内容

主持词一般由开场白、中间部分与结束语组成。

开场白演出或其他开场时引入本题的道白，比喻文章、介绍或讲话等开始的部分。

篇8：学术性会议主持词及会议邀请涵

培训班开班主持词

同志们：

经过为期一个月的精心筹备，海勃湾区档案管理培训班今天正式开班了，首先我介绍一下与会人员情况。报名参加此次培训的人员主要是来自各乡镇、街道办事处和区属及驻区各单位从事档案工作的专兼职业务人员。应邀到会参加今天开班仪式并在台上就座的领导有：海勃湾区政府常务副区长刘继高同志、乌海市档案史志局副局长董子平同志、乌海市亨通钢铁有限责任公司总经理赵涛同志、乌海市生富工贸有限责任公司副总经理冯丰社同志、市档案史志局综合业务科科长刘宝桐同志和海勃湾区档案局主任科员王岚同志。此次培训得到了市档案局的大力协助和区政府领导的充分重视，也获得了全区各部门、各单位和海勃湾区部分重点企业的热心支持、配合，特别是两位企业老总在百忙之中能够亲临我们办班现场，充分体现了我区企业界对档案工作的重视和关心，令我十分感激。在此我代表海勃湾区档案局的全体同志，对各位领导和企业老总以及全体学员的到来表示衷心的感谢。(鼓掌)

下面请政府刘区长为大家作开班讲话，大家欢迎。

下面请市档案局董局长给大家讲话，大家欢迎。

下面请亨通公司赵总(代表企业领导)给大家讲话，大家欢迎。

会上刚才刘区长、董局长和赵总三位领导分别为我们做了开班讲话和重要发言，它充分体现了各级领导对档案工作的关心和重视，这也是我们干好工作的巨大动力。他们的讲话对我们广大档案工作者寄予厚望，对于我们办好这次培训班乃至今后开展各项档案工作都具有十分重要的指导意义。大家务必要深刻领会，牢记在心，并自觉地运用到今后各自的具体工作之中。

下面我们就要进行授课了，在开课前我先来介绍一下老师。

担任本次培训授课任务的是今天台上就座的刘宝桐和王岚两位老师。两位同志在我们市区档案界都多年从事档案工作，具有丰富的业务指导和授课经验，是在座全体档案人员的良师益友。我希望学习期间每一位参加培训的同志都要好好珍惜这次机会，按时上课，专心听讲，认真做好笔记，勤学好问，积极用心操练，切实做到学有所获，学而能用，尽早成为各自单位档案业务的行家里手。

为确保我们顺利完成这次培训任务，请大家注意以下两点：首先每天要保证按时到场，提前都把各自手头的工作妥善安排好，遵守课堂培训纪律，坚持做到不迟到不早退，不随意缺勤。没有非常特殊的情况不要随便请假。其次要听从培训班工作人员的安排，注意保持会场卫生清洁，轮流搞好值日，完成卫生清理、打开水等任务。

下面开始授课

【扩展阅读篇】

主持词由主持人于节目进行过程中串联节目的串联词。

如今的'各种演出活动和集会中，主持人往往成了主角，而主持人在台上所表演的主持词，则是集会的灵魂之所在。因此，主持词写作的成功与否，已经成为集会成功的关键因素之一。所以，每当举办演出活动或者集会时，主办者总是请人为演出或集会撰写主持词，由此可见主持词写作的重要性。如果把演出中各个单独的节目，比喻成散落的珍珠;那么，通过主持人的表演，用主持词将它们巧妙的串联在一起，则形成一条优美的项链，有珠联璧合之妙用，让各个节目都在同一的主题下发出夺目的光彩，使整个聚会活动获得成功。

内容

主持词一般由开场白、中间部分与结束语组成。

开场白演出或其他开场时引入本题的道白，比喻文章、介绍或讲话等开始的部分。

结束语末了带有总结性的一段话。

主持人

主持人在各种活动中既是组织者、主持者，又是指挥者，是统领、引导、推进活动进程的人。随着社交活动的增多，主持人的范围也逐渐外延，成为当前十分走俏的热门行当。一些单位或部门，在举行各种会议、联欢会或竞赛活动时，大都采用节目主持人的形式。然而，好的主持词则是发挥主持人主持水平的关键。

种类

主持词种类

主持词种类主持词大体上可分为会议主持词、文艺演出晚会主持词、赛事活动主持词、节庆活动主持词、婚庆礼仪主持词等。

会议主持词

一、代表性会议主持词

二、工作性会议主持词

三、专题性会议主持词

四、联席性会议主持词

五、纪念性会议主持词

六、学术性会议主持词

七、总结表彰会主持词

八、其他会议主持词

晚会主持词

一、春节文艺晚会主持词

二、三八妇女节晚会主持词

三、五四青年节晚会主持词

四、六一晚会主持词

五、七一晚会主持词

六、八一晚会主持词

七、教师节晚会主持词

八、国庆晚会主持词

九、重阳节晚会主持词

十、迎新晚会主持词

十一、元旦晚会主持词

十二、慈善募捐活动主持词

十三、迎新生晚会主持词

十四、校园晚会主持词

十五、联欢晚会主持词

十六、联谊晚会主持词

十七、文艺汇演主持词

十八、文艺演出主持词

节庆主持词

一、庆典活动主持词

二、节日纪念活动主持词

三、艺术节主持词

赛事主持词

一、文艺比赛活动主持词

二、体育比赛活动主诗词

三、知识竞赛主持词

四、演讲比赛主持词

五、其他比赛活动主持词

礼仪主持词

一、婚庆主持词

二、开业主持词

三、乔迁新居主诗词

四、寿辰(生日)活动主持词

五、升学宴活动主诗词

六、同学聚会主诗词

七、迎送答谢活动主持词

八、追悼会主持词

主持词写作

主持词的写作没有固定格式，它的最大特点就是富有个性。不同内容的活动，不同内容的节目，主持词所采用的形式和风格也不相同。

一、主持词的写作，首先要突出活动主旨并贯穿始终如今，文化呈多元趋势，各种主体性活动很多。了解了活动主题以后，通过主持词的写作将主题贯穿于所有的节目之中，从而使活动主题步步深化，丝丝入扣，不断将活动推向高潮。

二、写好开场白，要把握好吸引观众、创设情境、导入主题三个环节开始如何吸引观众的视线，如何把握观众的心理，怎样导入主题，主持词开场白的写作非常重要。必须掌握三个环节：

一是先声夺人，通过对所有来宾的问候，将观众的注意力全部吸引过来。比如：尊敬的各位领导，亲爱的观众朋友们：大家好!”这样的问候，可以让所有的观众都对号入座，调动起观众的参与热情并迅速投入到节目的欣赏中去。二是对现场和当时情景加以描述，让观众感到熟悉、感到亲切自然，乐于接受。比如：《 7月9日中国济南国际儿童广场晚会主持词》的开场白中这样写道：甲：寂静的园林已笼罩着一片暮色的苍茫，远方的山峦又勾画出一个个令人喜爱的卡通形象;乙：飞泻的霓虹早已闪烁着七彩的灯流，泉城的夏夜呀四处弥漫着花草的芬芳;甲：风儿歇息了，鸟儿也歇息了，只有潺潺的流水拨动着爱的琴弦在轻轻歌唱。由于当时设定的演出场地是在泉城公园中，主持词通过对特定的周边环境的描述，并表现出一种优美和深幽的意蕴，让观众身临其境，容易引起的感情上的共鸣。其三，观众被吸引之后，应迅速导入主题，进入节目欣赏。开场白写得再好，也不能好无休止的朗诵下去，因为这里不是诗歌朗诵会;所以，将观众的情绪调动起来以后，应迅速切入主题，让观众进入第一个节目的欣赏，让活动演出拉开帷幕。主持词的开场白，从篇幅上可长可短;但应该把握好以上三个环节，达到吸引观众、创设情境、导入主题的目的。

三、要增加主持词的文化内涵，达到寓教于乐的目的主持词的写作，在不增加篇幅的情况下，应尽量增加文化内涵，寓教于乐，不断提高观众的文化知识和素养。采用和历史文化有关的表述方法去写作。

四、注意对象，增强艺术表现力比如为少年儿童写作的主持词，在语言的表述中应尽量采用具有少年儿童特征的语言。具有少儿特点的语言不但容易拉近观众的距离，很容易被少儿所接受;否则，过分成人化的语言，则失去了少儿童天真的特性。在集会或联欢会开始的时候，成年人往往这样开场：“尊敬的各位领导、各位来宾、女士们、先生们：大家好!”假如孩子们在主持集会或联欢会时，原样照搬，就贻笑大方了，可以改成：“亲爱的爷爷、奶奶、叔叔、阿姨、老师们、同学们：大家好!”当我们成年人介绍某位领导时，往往这样介绍：“今天参加联欢会的有市委书记×××同志”;如果换成孩子们介绍，可以改成：“让我们用掌声，欢迎市委书记×××叔叔参加我们的联欢活动”等等。

五、借鉴诗词和散文诗的写作手法，提高主持词的艺术感染力中国格律诗词经过几千年的发展，已经成为一种独特的文化景观。格律诗词讲究修辞，用字精炼，语句结构规范，意境含蓄深远，叙事、抒情柔和一体，典故、哲理浑然天成，它是如此深刻的和我们民族的心理纠结在一起，以至在中国人心目中，它成为了一种神话，一种不可企及的文化典范，一种超越时空的精神家园。在主持词的写作中，不可能严格按照旧体诗词的句式和字数(甚至词性对仗)和平仄声调(包括韵脚)去写作，而是写出诗风词韵就很可以了。俗话说：“诗乃心语，情乃诗魂”。写诗重在一个“情”字，情者有感情、激情、热情之别。首先要有感情，才会触景生情，这就是激情;但又必须热心于写，这就需要热情。因此，主持词的写作，也必须带

篇9：学术性会议主持词及会议邀请涵

丧礼司仪主持词

主持词种类

主持词种类主持词大体上可分为会议主持词、文艺演出晚会主持词、赛事活动主持词、节庆活动主持词、婚庆礼仪主持词等。

会议主持词

一、代表性会议主持词

二、工作性会议主持词

三、专题性会议主持词

四、联席性会议主持词

五、纪念性会议主持词

六、学术性会议主持词

七、总结表彰会主持词

八、其他会议主持词

晚会主持词

一、春节文艺晚会主持词

二、三八妇女节晚会主持词

三、五四青年节晚会主持词

四、六一晚会主持词

五、七一晚会主持词

六、八一晚会主持词

七、教师节晚会主持词

八、国庆晚会主持词

九、重阳节晚会主持词

十、迎新晚会主持词十一、元旦晚会主持词十二、慈善募捐活动主持词十三、迎新生晚会主持词十四、校园晚会主持词十五、联欢晚会主持词十六、联谊晚会主持词十七、文艺汇演主持词十八、文艺演出主持词节庆主持词

一、庆典活动主持词

二、节日纪念活动主持词

三、艺术节主持词赛事主持词

一、文艺比赛活动主持词

篇10：会议邀请必须考虑周全

会议邀请必须考虑周全

不管什么样的会议或者展览，主办者当然希望适宜的对象(客户)参加。作为主办者，邀请的方式非常重要。通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。

信息发布――从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等等，有些还附送会议(展)企划书，可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。

回执――对于主办者来说，回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后，通常需要统计(在这之前，需要提醒的是回执单的设计非常重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下信息――明确的.人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等)、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志)，接下来需要做的就是资源分配――主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。回执可以有多种形式――传真、信函、电子邮件、网路回执或者电话均可。回执需要注意的是，如果会展课题允许，应该考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等，如果回执清楚，那么对会展的有序安排会起到很大帮助。

确认通知――如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出确认通知。同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等。

篇11：邀请开会会议短信通知

会议通知

各位领导：公司定于****年**月**日(时间)，在***会议室(地点)，召开****会(会议名称)，讨论研究***事宜(会议内容)，请领导出席(或写参加)。谢谢!

是否能出席，收到此短信，盼复。

***办公室***(发短信人姓名)

***年**月**日

篇12：邀请开会会议短信通知

您好，本人xxx兹定于1月1日中午11点与xxx举行结婚典礼，地点xx饭店xx层xxx厅，诚挚希望您携家人参加，谢谢您的祝福。

嘿，****月***日**时来参加xx和xx的婚宴,千万记得准时到哦,地址还记得吧,就在xxxxxxx,诚挚邀请您见证

兹定于何时何分(星期几)在何地为某某与某某举行结婚典礼，敬备喜筵，恭请阁下光临，某某敬邀

篇13：QQ邮箱日历会议邀请轻松通知

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篇14：会议营销邀请话术的方法

递送邀请函话术

1. 电话邀约话术

专员：您好！ XXX女士/先生上午（中午/下午）好！这里是太平洋保险公司VIP客户回访中心，为庆祝公司成立25周年，特在新年来临之际推出“感恩回馈·幸福相伴”系列活动。届时现场将有理财专家专题讲座呈现，更有精美礼物赠送。现正式的通知您，您幸运的获得本次感恩答谢午宴/晚宴入场券一张，活动时间12月X日，上午10：30分。活动地点址：罗湖区深南中路京基晶都酒店3楼，晶菊厅！专员：由于本次活动仅有50个名额，如果您这边时间上没问题，我现在将帮您进行预约登记，两天内我们会安排您的服务专员上门递送邀请函，您看您明天下午三点还是五点钟方便呢？是去家里还是单位呢？

专员：好！稍后我会通知您的服务专员，并安排递送邀请函事宜！感谢您的.配合，谢谢！

2. 短信确认模板

XXX女士/先生：

非常开心的通知您，您已成功预约太平洋保险股份有限公司25周年司庆“感恩回馈·幸福相伴”系列活动之感恩答谢午宴。时间：12月X日，上午10：30分。地址：罗湖区深南中路京基晶都酒店3楼，晶菊厅。明天下午3点，您的服务专员将会亲自登门递送邀请函，请注意查收！服务专员：XXX，电话：XXXXXXXXXXX.执业证编号：XXXXXXXXXXX

感谢您的配合，非常期待与您见面，谢谢！收到请回复！

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篇15：会议活动客人邀请名单需要注意的问题

感谢yxhjycom投稿

准备名单

会议活动举办6个月前,至少提前8周时间来准备客人名单，要确保地址都是有效，并注明互见，

客人名单A

要注意消防部门所规定的最大房间容量。

如果忽视了消防部门在空间容量，安全出口。卫生间和标志等方面的规定，你的会议活动很可能会被取消。增加容量有多重方法，比如安装室外帐篷，增添更多的卫生间设备等。

注意邮件递送的时间和客人的回复日期

客人是否会因为学校放假而出国？圣诞节，新年，逾越节。复活节之类的节日是否会影响会议活动的举办时间？

客人名单B

这是分备用名单，如果名单A中有客人因故不能参加会议活动，讲用名单B上的客人替换。

同样，要注意邀请信递送的时间和客人的回复日期。

邀请信

如果会议活动计划在社交旺季据举办，你可以先试着投递一份不含会议活动举办日期的邀请卡。如果会议活动在国外举办，则可以邮寄一张有会议活动举办地点图片的明信片，上面写上你期望着在哪里与他们那见面的话，并写明会议活动提起和其他相关信息。另外一个方法是寄送一份趣味信件或要请卡，丽日在一个以刺激销售为目的的奖励会议活动中，你可以在要请信或邀请卡上画上或印上一个雪铲，旁边写着一行文字：“不要被遗忘在寒冷中”，要注意注明日期，时间等详细信息。至于会议活动举办地点和着装要求可以后来再通知。这种方法对于所有的特殊会议活动都有很好的效果，包括各种颁奖典礼。它会使人们对你的会议活动充满“渴望”。

如果你在未写明会议活动举办日期的邀请卡或信件中说明正式邀请信将在某个日期寄到的话，你就要保证一定做到。他体现的是你所代表公司的工作作风-信守承诺。事项一下，如果你索道邀请思念的时间比承诺的的晚一个月，你会怎么想？肯定会觉得这家公司缺乏专业素质。所有，荡邀请信件上签上你公司总经理的名字发出去后，你一定要履行上面的承诺。

在对方收到邀请信并回复后，会议活动的安全通行证（社会名流参加会议活动的看得到的身份证）或者门票要及时寄出，以便客人有足够的时间收取，在一些会议活动中，客人陛下出事安全通行证，邀请信或者门票才能或许进入。虽然前台也有一份正式的客人名单，但是这样做可以减少拥堵，减少客人排队等候的时间。

为了获得餐饮上的保证，根据准确的人数来调整预算，你必须要求客人在某个日期之前作出回复，还要安排职员打跟进电话以确认出席情况。打跟进电话同时还是一个确认是否存在姓名地或地址变动的好时机。

在安排印刷数量时，要保证没对夫妇一份请柬，每一位客人一份座位卡和一份菜单。实际印刷数量要稍微多余预计数量，并且要留出足够的印刷时间。处于某些原因，印刷商一般都要求四周的时间。当然，你必须先了解清楚他们是否有能力准时地，保质保量地完场任务。你需要准时地给他们送去照相原版，并保证公司标志所用颜色准确无误。要先把信封印制出来，这样就可以开始写地址了。如果预算允许的话，则可以聘请一位书法家来写，人们一般会首先打开手写的请柬，它们给人的印象较之那些印在标签或信封上的邀请要深刻的多。

不管你亲自寄出这些信件，还是交给邮局，别忘记了寄给自己一份，以便检测是否会出现问题。收到邀请信后查看一下实际寄出时间。如果你把邮寄事务交给邮局处理，并明确了确切的邮寄时间，那么一旦出现了问题，邮寄给自己的这封就是有力的证据。如果你的信件没有按时收到，那么就要开始给客人打电话，看看他们是否已经收到了邀请信。邮寄过程中可能会出现一些问题。或者这些信件还在某个人饿办公桌上未被寄出。要是客人在会议活动举办饿前几天才收到邀请信，那么会给他们造成一定的困难，很可能因为无法改变既定的计划而无法出席。另外，还会造成更坏的结果，这些客人会认为自己是被安排在名单Z上的，是最后的替补队员，而同时，估计你这个会议活动策划者的饭碗也保不住了。

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了解一下一类邮件的投递安排表。本地区寄送信件需要的最短时间和最长时间分别是多少？注意，日程表上的时间可能会发生改变。另外，一年中不同时间也会对邮寄产生影响，如假期中寄送的邀请信何有可能会发生延误。因此，在开始做会议活动策划时就要去当地邮局确认一下。如果需要，则应同时检查国际邮件递送安排表。

了解一下三类邮件的投递安排表。最短和最长的邮寄时间分布是多少？邮费又是多少？

如果需要，不仅要核对地方邮件，还需核对国际邮件地址安排表，

如果打算采用三类邮件投递方式，就要根据投递线路情况作出相应的时间调整。通常，寄送的邮件达到一定数量才可以享受此项服务。同样，国际邮件，超大邮件和形状不规则的邮件需要支付额外的邮费。最好是带个样本过去，以确保邀请信没有超出标准的大小和重量。

小贴士公司会议活动不要采用三类邮件投寄方式。人们通常把此类邮件于大宗邮件或者“垃圾”邮件联系在一起，此种方式对高档次的会议活动来讲是很不恰当的。

邀请信要一览表

邀请信的设计,会议活动举办6个月之前

需要决定的项目：

每份邀请信最多邀请几位客人参加会议活动。

邀请信应包含的内容

邀请客人饿数量